Bekir Kemal Ataman's Articles

Bilgi Yönetimi: Akademik Yaklaşımlar. Haz. Berat Bir Bayraktar. İstanbul: Beta yay., 2006: 205-223.

Arşivler ve Halkla İlişkiler

Bekir Kemal Ataman[*]

Özet
Halkla ilişkiler, arşivcilik literatüründe pek çok yazar tarafından ele alınmış, popüler bir konudur. Ancak, bu yazarların pek çoğu halkla ilişkileri görünmeyen yararları açısından ele alır. Dahası, görünür yararlarına değindiklerinde dahi bunların nasıl ölçüleceğinden bahsetmezler. Kamu sektöründeki arşivciler medya yansımalarının bu yönünü tümüyle gözardı etme eğilimindedir. Oysa özel sektördeki arşivciler bunu, şirket içindeki konumlarını güçlendirmek için bir fırsat olarak görürler.
Meseleyi 5N+1K perspektifiyle ele alan bu yazı, önce halkla ilişkilerin tanımını yaptıktan sonra nerelerde kullanıldığına değinmekte, ne tür tekniklerin kullanıldığını incelemekte, kimlerin hedef alınabileceğini sorgulamakta, hangi tür fırsatların kollanması gerektiğini irdelemekte ve son olarak bunların kullanımından elde edilebilecek faydaları araştırmaktadır.

Abstract
Public relations is a popular subject that has been touched by many authors in archival literature. However, most of them tend to appraise public relations for its intangible benefits. Even when they do mention tangible benefits, they do not specify how to measure it. Archivists in the public sector have the habit of overlooking this aspect of media coverage, whereas archivists in the private sector see this as an opportunity to affirm their standpoint within the company.
Looking at the topic from an essential six questions point, this paper reviews the literature on how the concept is defined, the broad areas where it is employed, the various techniques used, the target groups to be addressed, the opportunities to look for and the benefits to be derived from its use.

Giriş

Halkla ilişkiler, arşivcilik literatüründe pek çok yazar tarafından ele alınmış, popüler bir konudur. Ancak, bu yazarların pek çoğu halkla ilişkileri görünmeyen yararları açısından ele alır. Dahası, görünür yararlarına değindiklerinde dahi bunların nasıl ölçüleceğinden bahsetmezler. Kamu sektöründeki arşivciler medya yansımalarının bu yönünü tümüyle gözardı etme eğilimindedir. Oysa özel sektördeki meslektaşlarımız bunu, şirket içindeki konumlarını güçlendirmek için bir fırsat olarak görürler.
Meseleyi 5N+1K perspektifiyle ele alan bu yazı, önce halkla ilişkilerin tanımını yaptıktan sonra nerelerde kullanıldığına değinecek, ne tür tekniklerin kullanıldığını inceleyecek, kimlerin hedef alınabileceğini sorgulayacak, hangi tür fırsatların kollanması gerektiğini irdeleyecek ve son olarak bunların kullanımından elde edilebilecek faydaları araştıracaktır.

1. Halkla İlişkiler Nedir?

İngiltere'deki Halkla İlişkiler Enstitüsü'ne göre Halkla İlişkiler kavramı, "bir örgütlenme ile onun kamuoyu arasında iyiniyet ve karşılıklı anlayış oluşturmak ve bunları sürekli kılmak için sarfedilen planlı ve sürekli çaba" olarak tanımlanmaktadır (Jefkins, 1988, 3). Ancak, kavramın halkla ilişkiler literatüründe dört yüzden fazla tanımı olduğunu da gözden uzak tutmamak gerekir (Ataman, 2000, 6).
Dahası, arşivcilik literatüründe de aynı türdeki faaliyetleri ifade etmek için üç farklı kavram kullanılmıştır: Halkla ilişkiler, pazarlama ve yaygınlaştırma hizmeti. Freeman (Freeman, 1984, 282) gibi bazıları, bütünüyle farklı motivasyonlarla yola çıktıklarını ifade etseler de, yaygınlaştırma hizmeti için sıraladıkları faaliyetler, başka yazarların (örneğin bkz. Turton 1991, 408-436) halkla ilişkiler ya da arşivciliğin pazarlanması (örneğin bkz. Mooney 1994, 56) için sıraladıkları faaliyetlerle birebir çakışabilmektedir.
Hangi tanım kullanılırsa kullanılsın, yerine getirilmesi gereken işler aynıdır. Farklı olan bunları yerine getirmek için yola çıkıştaki amaçlardır. Bu fark ise kişinin bakış açısına ve bağlı bulunduğu örgütlenme için hangi faydaları daha önemli gördüğüne bağlı görünmektedir.

2. Halkla İlişkiler Nerelerde Kullanılır?

Uluslararası Arşiv Konseyi Genel Sekreteri Joan van Albada, bir keresinde halkla ilişkilerin arşivcilikteki potansiyel kullanım alanlarını şu şekilde özetlemişti: a. Arşivler ve ilgili kolleksiyonlar vasıtasıyla bağlı bulunulan örgütlenmenin tanıtımı, b. Bağlı bulunulan örgütlenmenin sinir sistemi olarak arşivin tanıtımı ve c. Bir ülkenin ya da dünyanın kollektif hafızası olarak arşivlerin tanıtımı (Albada, 2002).

a. Bağlı bulunulan örgütlenmenin tanıtımı
Arşivlerle halkla ilişkilerin ilk kesişim noktası, ürünlerinin veya hizmetlerinin ve yönetiminin kalitesini göstermek üzere, bir şirketin ya da örgütlenmenin kamuoyuna tavsiyesi amacıyla, geçmişinin ve sürekliliğinin vurgulanmasında görülebilir. Ancak, unutulmamalıdır ki buradaki amaç yalnızca ürün ya da hizmetin tanıtımı ile sınırlı değildir ve o örgütlenmenin güvenilir bir imaj oluşturması için gereken tüm yönleri kapsamak durumundadır (Turton, 1991, 408-409).
Bunun altında yatan mesaj, sözkonusu örgütlenmenin yaptığı iş açısından kendi tarihçesinin önemini kavramış olmasıdır. Arşivcinin işi, bu önemin uzun vadede de devamlılığını sağlamaktır (Mooney, 2001, 86).
Buradaki hedef gruplar üst yönetim tarafından belirlenecektir. Ancak her halükarda yalnız örgütlenmenin müşterilerinden ve kullanıcılarından ibaret kalmayacak, örgütlenmenin çalışanlarını, hissedarlarını, tedarikçilerini, dağıtıcılarını, medyayı, para piyasalarını ve yerel toplulukları da içerekecektir (Turton, 1991, 408).

b. Arşivin iç kullanıcılara tanıtımı
Karar verme mekanizmasındakiler, çalışanlar ve hissedarlar da dahil olmak üzere, örgütlenmenin iç kullanıcılarına yönelik olarak evraklarda mevcut bilginin ve genelde evrak yönetiminin tanıtımı üzerine yapılmış pek çok araştırma mevcuttur (örneğin bkz. McBratney, 1998; Records New South Wales, 2003, Richmond ve Taylor, 2003, 41-47). Ana örgütlenmenin sinir sistemi olarak evrakların yürüttüğü fonksiyonun önemi, bu evraklar arşiv haline dönüştüğünde azalmaz. Arşivler, örgütlenmenin amaç ve hedeflerine ulaşmasını destekleyen kaynakları yöneten iç danışman sıfatıyla önemlerini korurlar (Mooney, 2001, 87). Örgütlenmeler çevrelerinden sürekli olarak öğrenmek zorundadır ve arşivler bu öğrenme sürecinde, o örgütlenmenin geçmişinden elde edilen bilgiyi sunan önemli bir köşe taşıdır (Box, 1997, 178). Bu noktada, hiç bir rakibin erişemeyeceği son derece özgün bir mal varlığı işlevi taşırlar ve mevcut işlerle doğrudan ilintili olmadıkları için de güvenilirlikleri konusunda pek şüpheye mahal bırakmazlar (Turton, 1991, 409).
Geçtiğimiz on yılda bu öneme yeni bir boyut eklenmiştir: Kurum kültürünün omurgası olarak arşivler. Burada kurum kültürü kavramı, örgütlenmenin üyelerini simgeleyen ve sosyoekonomik bir birim olarak örgütlenmenin doğasını belirleyen ortak değerler, tavırlar, standartlar, kurallar ve davranışlar olarak tanımlanmaktadır (Sprinkle, 1995, 314). Bunun ardındaki temel teori ise örgütlenmelerin, kontrol edemedikleri bir dünyada yaşamlarına devam edebilme ve gelişebilme konusunda daha iyi bir şansa sahip olabilmek için, başka şeylerin yanısıra kimliklerinin de farkında olmalarına ihtiyaç duymalarıdır (Geus, 1997, 59).

c. Kollektif belleğin parçası olarak arşivin tanıtımı
Arşivlerin halkla ilişkiler amaçları için son potansiyel kullanımı, çoğunlukla kamu sektöründe, özellikle de arşivlerin bir milletin ya da dünyanın kollektif hafızasının bir parçası olarak görüldüğü devlet arşivleri düzeyinde görülür.
Geleneksel olarak bu sektör, arşivcilerin genellikle sıradan kullanıcılardan daha çok değer verdiği izlenimi yaratan akademik kullanıcıların etkisi altında gibidir. Bu zaafın farkında olan arşivciler, diğerlerinin, özellikle de sıradan kullanıcıların, ana örgütlenme dışındaki karar vericilerin ve potansiyel sponsorların dikkatini çekmeye çalışmaktadır. Bu amaçla "yaygınlaştırma hizmeti" (outreach) denen kavramı yaratmışlardır.
Arşivler ve halkla ilişkilerin ana tema olarak ele alındığı 15. Uluslararası Arşivler Yuvarlak Masa Konferansı'nın üzerinden otuz yılı aşkın bir süre geçmiş olmasına rağmen, arşivciler hala arşivlerin neden sıradan kullanıcılara tanıtılması gerektiğini ve arşivlerin faydalı olduğuna onları nasıl ikna edebileceklerini tartışmaktadır (örneğin bkz. Gray, 2003, 5-13).
Bu, bir meslek grubu olarak bu işte şu ana dek pek de başarılı olmadığımızın bir göstergesi olmakla birlikte, devlet-vatandaş ilişkisindeki "vatandaş"ı hakettiği yere—ve tabii arşiv dokümanlarının arasına—yerleştirme doğrultusundaki bu yeni yaklaşımın (Cook, 2004, 5-18) tartışılmaya başlanmış olması, yavaş da olsa bir ilerleme kaydettiğimizin bir göstergesi olarak alınabilir. Şu anda gündemde olan yeni düşünce tarzı, sıradan kullanıcıların arşivleri kullanmaya hakları olduğu, çünkü maaşlarımızı vergileriyle onların ödediği, bizim onlara hizmet etmek için burada olduğumuz yönündedir.
Dolayısıyla yapmamız gereken ilk iş, akademik olmayan kullanıcılarımızın kimler olduğunu, arşivleri bir belge kolleksiyonu olarak, arşivleri bu belgeleri işleyen bir kurum olarak, ve arşivcileri bu işi sağlayan kişiler olarak nasıl algıladıklarını keşfetmektir. Bu konudaki araştırmaların ilk bulguları dehşet vericidir. Çünkü sıradan insanların arşivleri bir belge kolleksiyonu olarak çok önemli gördüğünü ama diğerlerine aynı önemi atfetmediğini ortaya koymuştur (Proceedings, 2003'te bu konuda pek çok makale mevcuttur).
Bu algıyı değiştirmek için çok çalışmamız gerekecektir. Bu yüzden halkla ilişkiler kavramını ziyaret etmenin ve halkla ilişkiler araçlarının bu doğrultuda bize ne tür faydalar sağlayabileceğini görmenin tam zamanıdır.

3. Halkla İlişkiler Nasıl Kullanılır?

a. Yayınlar
Arşivlerde halkla ilişkiler için kullanılabilecek ilk ve en yaygın araç yayınlardır. Bunun muhtelif şekilleri olabilir. Bunların ilki, arşivin amaçları, yerleşimi, muhteviyatı, verdiği hizmetler, açık olduğu saatler ve erişim koşulları hakkında bilgi veren kurumsal broşürlerdir (Pederson, 1987, 331).
Yayınların en yaygın ikinci biçimi bültenlerdir. Bunlar, nesneler, kişiler ya da olaylar hakkında bilgi iletmek amacıyla kullanılabilirler. Nesneler hakkında bilgi, yeni kolleksiyonlar, ilginç dokümanlar, fotoğraflar, vb. hakkında haberler şeklinde olabilir. Kişiler hakkında bilgi, önemli ziyaretçiler, gönüllüler, bağışçılar, katkıda bulunanlar ya da çalışanlar hakkında haberler şeklini alabilir. Ve son olarak olaylar hakkında bilgi, başarılı faaliyetler, yakın gelecekteki sergiler, özel projeler ya da faaliyetler, medyanın arşiv kaynaklarını kullanımı, kurumsal ödüller, genel haber nesneleri ve kullanıcılar tarafından yürütülmekte olan ya da tamamlanmış araştırmalar hakkında haberler biçiminde olabilir (Pederson, 1987, 334 ve Mooney, 1994, 57).
Arşivler tarafından kullanılan bir başka yaygın yayın şekli, yıllık raporlardır. Bunlar çoğunlukla, araştırma talepleri hakkında istatistikler, işlenen kolleksiyon sayıları, kullanılan kolleksiyonlar, ürünler, eylem planları, kitaplar, makaleler, ve akademik bildiriler ile gazeteciler, görsel-işitsel prodüktörler, eğitimciler ve topluluk liderleri gibi sıradışı kullanıcılar hakkında bilgi verirler (Mooney, 1994, 58).
Bazı arşivler tarafından hakla ilişkiler için kullanılan bir başka yayın türü ise CD-ROM'lardır (örneğin bkz. Prudential, 1999 ve Past Lives, 1998, 1).
Aynı amaçla kullanılabilecek diğer yayın türleri arasında ise muhtelif takvimler, kartpostallar, vb.leri sayılabilir. Bunlar aşağıda bir başka başlık altında ayrıntılı olarak ele alınacaktır.
Son on yılda Internet'in gelişiyle beraber, web de yaygın bir yayın ortamı haline dönüşmüştür. Web'e taşınan ilk ve en yaygın yayın şekli, yine kurumsal broşürler olmuş, bunu bir bülten dağıtım şekli olarak e-posta izlemiştir. Ancak, bu teknolojinin en önemli katkısı belki de, önceleri son derece pahalı bir iş olan katalog ve araştırma aracı yayınlama işini, web üzerinden yayın yoluyla inanılmaz derecede kolaylaştırmasıdır (Smith, 1980, 104). Araştırma araçlarının otomasyonu işini daha önceden tamamlamış olan arşivler, bu ortamı bu amaçla ilk kullananlar olmuşlardır (örneğin bkz. Carter, 2003, 12-13).

b. Sergiler
Arşivlerde halkla ilişkiler amacıyla kullanılabilecek ikinci en popüler araç sergilerdir. Sergiler, arşivlere duyulan ilgiyi arttırmanın ve insanların arşiv malzemesiyle daha fazla haşır neşir olmasını sağlamanın bir yoludur. Bunlar ise arşivlere evrak, maddi kaynak, hizmet veya şahsi zaman bağışı ile sonuçlanabilecek kavramlardır (Pederson, 1987, 319).
Sergiler, kurum içinde belirli bir konu etrafında düzenlenen kapsamlı sergiler veya bir kaç camekandan ibaret küçük sergilemeler halinde düzenlenebileceği gibi, daha geniş bir kitleye ulaşmak için kurum dışında da düzenlenebilir. Bu tür durumlarda kullanılabilecek sergileme mekanları arasında okul kütüphaneleri, resmi binalar, alış-veriş merkezleri, bankalar ve ticari işletmeler sayılabilir (Mooney, 1984, 58-60).
Sergiler sırasında ilgi çekmenin çok basit ama son derece etkili bir yolu, personele, serginin ilgili bulunduğu dönemin giysilerini giydirmektir (Weir, 2004, 76).
Sergiler genelde kısa süreli olmakla beraber, kurumlar bazen sürekli sergiler düzenleme yoluna da gidebilir (Bu türden sergilere çok iyi bir örnek, HSBC tarafından kendi merkez binalarında açılmıştı. Bu sergi ve arkasındaki öykü için bkz. Staples, 2004, 31-44). Ancak, bu tür durumlarda bir koruma-restorasyon önlemi olarak orijinallerin sergilenmesinden kaçınılması ve bunların yerine suretlerinin kullanılması gerektiğini hatırlatmakta fayda vardır.

c. Görsel-İşitsel Prodüksiyonlar
Arşivlerin tanıtımı için kullanılabilecek bir başka halkla ilişkiler aracı görsel-işitsel prodüksiyonlardır. Bunlar, kurum içinde üst yönetime mali ya da istatistik verileri sunmak için yapılan dia gösterilerinden, daha genel bir izleyici kitlesi için hazırlanan video prodüksiyonlarına veya ses kayıtlarına, ya da bir kısım etkinlikler, sergiler ya da açılışlar gibi programlarla ilgili olarak, arayanlara bilgi veren, önceden kaydedilmiş telefon mesajlarına kadar muhtelif biçimler halinde olabilir (Mooney, 1994, 60-61).
Bu prodüksiyonlar, sergiler, konuşmalar ya da özel hazırlanmış bir kısım gösteriler sırasında, kurum içinden ya da dışından pek çok farklı izleyici kitlesine sunulabilir. Buradaki ana fikir, fotoğraf ya da film gibi görsel arşivlerin çok daha geniş bir kitlenin ilgisini ve beğenisini toplamasıdır (Smith, 1985, 438).
Buna karşın, burada karşılaşılan başlıca sorun, görsel-işitsel prodüksiyonların son derece pahalı girişimler olmasıdır. Bütçe bulunabildiği takdirde, personelin içindeki gizli cevherlerin ortaya çıkarılması için de iyi bir fırsat olabilir. Çünkü pek çok arşivcinin içinde gün ışığına çıkmayı bekleyen, gizli bir film yapımcısı, konuşmacı, besteci ya da sergi tasarımcısı yatar (Freeman, 1984, 286).

d. Eğitim
Arşivlerle eğitimin ilişkisi oldukça eskidir. Bu ilişkinin en eski biçimi, eğitim sektörünü hedefleyen yaygınlaştırma faaliyetleridir. Bunlar küçük sergiler, turlar ve belirli bir konu etrafında odaklanan tanıtıcı konuşmalardan, çok katmanlı konferanslara, gezici sergilere, grup tanıtımlarına, öğretmen atölyelerine, belgelerin eğitici materyal olarak kullanıldığı ve arşivcilerin yol gösterici rolü oynadığı arşivlere dayalı kurslardan belirli bir konu ya da dönem üzerine odaklanan faaliyet zincirlerine kadar pek çok değişik biçim altında görülebilir (Freeman, 1984, 283).
Son on yılda bunlara, eğitici kompakt diskler (örnek için bkz. Past Lives, 1988) ve giderek artan oranlarda web sayfaları (Turton, 2003, 13) biçiminde, önceleri pek de görmeye alışkın olmadığımız türden, arşivler ve eğitim sektörü arasında son derece yaratıcı yeni bir kısım ilişki biçimleri eklenmiştir.
Diğer taraftan, arşivlerin yetişkinlere yönelik olarak düzenledikleri eğitim faaliyetleri arasında, atölyeler, seminerler, öğle arası konferansları, rehberli geziler veya açık günler gibi özel etkinlikler sayılabilir. Bu faaliyetlerde ele alınabilecek iyi konulara örnek olarak, örneğin aile evraklarının bozulmasını engellemek için alınabilecek önlemler veya muhtelif tarihsel veya aile tarihi ile ilgili yeni kolleksiyonlar hakkında verilecek bilgiler sayılabilir. Buradaki amaç arşivlere duyulan ilgiyi arttırmak ve geleneksel kullanıcılarla ilişkileri güçlendirmektir. Bugün bir öğle arası konferansının tesadüfi izleyicisi yarının kararlı bir gönüllüsü olabilir (Weir, 2004, 75).
Bu araçların tümü arşivleri, bağlı bulunduğu ana kuruluşun iç kullanıcılarına yönelik olarak tanıtmak için de kullanılabilecek araçlardır.
Ancak, bu tür kurum içi faaliyetlerin yanısıra, Lions ve Rotary Kulüpleri gibi sponsorluk potansiyeli taşıyan sivil toplum örgütleri ile üniversitelere veya diğer potansiyel kullanıcılara da gidilmesi ihmal edilmemesi gereken seçenekler arasındadır.

e. Hediyelik Eşyalar
Bir çok arşiv tarafından yaygın bir şekilde kullanılan halkla ilişkiler araçlarından bir başkası hediyelik eşyalardır. Bunlar tıpkıbasım, diapozitif, çerçevelenebilir baskılar ve önemli doküman ya da resimli unsurların poster ya da kartpostalları olabileceği gibi bloknot, günlük, takvim, pul reprodüksiyonları ya da sergi katalogları biçiminde de olabilir.
Bu amaçla kullanılabilecek üç boyutlu nesneler arasında, rozetler, kupa veya plaketler, isimlikler, küllükten tişörte kadar her türlü reklam amaçlı promosyon malzemesi (Miller, 1988, 82-85), taşıma çantaları, mutfak bezleri, önlükler, kravatlar, eşarplar, taklit mücevherler, kutular, tepsiler, tabak-çanak, emaye tabelalar ve model motorlu araçlar da dahil olmak üzere, şirket tarafından üretilen her türlü hatıra eşya sayılabilir (Pederson, 1987, 334 ve Turton, 1991, 429).
Ancak, hediyelik eşyaların üretim ve finansmanı, sponsorlar ya da "arşiv dostları" gibi destek grupları tarafından finanse edilmelidir. Çünkü, her ne kadar arşive gelir getirme fonksiyonuna sahip de olsalar, bu gelir genellikle üretim maliyetini karşılamaya yetmez (Pederson, 1987, 334).

f. Medya
Bir çok insan için halkla ilişkiler demek medyada yer almak demektir. Yukarıdaki örneklerde görüldüğü üzere, halkla ilişkiler medyada yer almaktan çok daha geniş kapsamlı olmakla birlikte, medyada yer almak, ciddi boyutlarda parasal faydalar sağlayabilecek bir araçtır.
Gazeteciler arşivlere ilgi gösterir çünkü genel izleyici kitlesi içinde tarihe ve tarihsel olaylara karşı yaygın bir merak vardır. Daha yüksek reyting alabilmek amacıyla özellikle görsel unsurlar aramak için arşivlere başvurmaları son derece doğaldır. Dolayısıyla, arşivcilerle medyanın ilişkisi, her iki tarafa da yarar sağlayan bir ilişkidir. Bu yüzden, örneğin Fransa gibi ülkelerde arşivcilerle medya mensuplarının konulu programlar yapmak üzere düzenli olarak beraber çalışmaları oldukça yaygındır (bkz. Proceedings, 2003).
Bu karşılıklı faydanın ötesinde, arşivcilerle basın arasında doğal bir bağ vardır çünkü her ikisi de bilginin dağıtımıyla ilgilidir (Mooney, 1994, 61).
Ancak, medyada yer alacak unsurlarının sayısı ve kapsamı arşivlerin inisiyatifine bağlıdır. Dolayısıyla, medyanın kendisinin gelip arşivleri tanıtması beklenmemelidir. Arşivciler arşivlerindeki malzemeyi medyaya tanıtmak için öncülük etmeli ve medyada yer almak için düzenli olarak planlar yapmalıdır. Genel izleyici için radyo ve televizyon konuşmaları yapmanın yanısıra, yerel bir gazete için tarih köşesi yazmak ya da radyo veya televizyon için sözlü tarih projeleri yapmak, bu türden basını iyi kullanma amacıyla fırsat yaratma inisiyatiflerine örnek olarak verilebilir (Berche, 1985, 401). Bu kategorideki muhtemel fikirler arasında, tarihte bugün köşeleri, bilgi yarışmaları, tarihi anlatılar, konulu makaleler ya da fotoğraflı hikayeler sayılabilir (Mooney, 1994, 58).

4. Halkla İlişkiler Kime Hitap Etmelidir?

Doğru hedefe yönelmek için hedef kitlenin doğru tespit edilmesi önemlidir. Ancak arşivcilik alanında, bu konulardaki mesleki literatür yok denecek kadar azdır. Buna karşın kütüphanecilik ve enformasyon yönetimi alanında, müşteri hizmetleri ve bunların belirli hizmet alanlarına uygulanması kavramları üzerine oldukça faydalı akademik araştırmalar yapılmıştır (Smith, 2003, 38).
Kurum içi arşivler için ana kuruluşun yöneticileri, idarecileri ve danışmanları özellikle önemli müşterilerdir. Çünkü bunların kendi işlerini etkili bir şekilde yapabilmeleri, çoğu zaman arşivlerin örgütlenme için hayati önem taşıyan evrakları ne derecede iyi işlediğine bağlıdır. Evraklarını arşive emanet eden insanlar, bürolar ve örgütlenmeler bir başka önemli müşteri kitlesidir. Bunlar arşivin depolama alanı ile koruma ve referans tesis ve hizmetlerini, kendi enformasyon sistemlerinin bir uzantısı olarak kullanırlar (Pederson, 1987, 314).
Öte yandan, kurum dışı hedef gruplar arasında, hükümet yetkilileri ve kültür mirasından sorumlu kurumlar, gerçek ve potansiyel bağışçılar, gönüllüler, "arşiv dostları" benzeri gruplar, medya temsilcileri veya mensupları, yakın zamanda arşivi ziyaret edenler, araştırmacılar veya arşiv tarafından düzenlenen etkinliklere katılanlar, arşivcilik, tarih, müzecilik, kütüphanecilik, enformasyon yöneticiliği alanında faaliyet gösteren mesleki örgütler, kütüphaneler, tarih dernekleri, tarih öğretmenleri, üniversitelerin tarih bölümleri gibi ilgili gruplar, şirketler, vakıflar ya da mali kaynak sağlayan diğer kuruluşlar da dahil olmak üzere mevcut ve potansiyel sponsorlar yer alabilir (Pederson, 1987, 326).
Arşivin kullanıcıları hakkında düzenli olarak kayıt tutmak, bu tür gruplar hakkında bilgi sahibi olmada yardımcı olabilir. Arşiv kurumlarının web sitelerinde, ziyaretçinin kullandığı web tarayıcı programının, arşivin web sitesine gelmezden hemen önce ziyaret ettiği sayfayı sorgulayarak toplanacak bilgiler, arşive ilgi gösteren diğer kesimler hakkında önemli bir başka kaynak olabilir.

5. Halkla İlişkiler Ne Zaman Kullanılmalıdır?

Halka ilişkiler faaliyetlerinin zamanlaması, kullanılacak araçlar ve seçilecek hedef kitle kadar önemlidir. Halkla ilişkilerin devreye sokulabileceği uygun fırsatlar sürekli olarak kollanmalıdır. Bu amaçla yapılabilecek ilk şey, desteklenebilecek projeleri araştırmaktır. Örneğin festivaller, el sanatları sergileri ya da güzel sanatlar yarışmaları, bu tür projeler için uygun zemini hazırlayabilir. Arşivler, bu tür faaliyetlere üyelik standı, sergileme camekanı, gönüllüler ya da küçük gösterilerle katılmak için çıkan fırsatları değerlendirebilir.
Kullanılabilecek bir başka taktik, arşiv ve evrak sistemleriyle ilgili felaket öykülerini kullanmaktır. Evraklarını kaybettikleri büyük bir yangının ardından iflas eden şirketler gibi, arşivlerin ve evrakların önemini vurgulayan örnekler özellikle önemli olacaktır.
Son olarak, arşivcilerin kendi fırsatılarını kendileri yaratmasından da geri durulmamalıdır. Basın bürosuyla iyi ilişkiler kurmak, yıl dönümleri, tarihi günler, yaş günleri, ilk defa gerçekleştirilen faaliyetler gibi olayları değerlendirmek, gazetecilik okullarından stajyer kabulü, gazeteler için düzenli köşeler hazırlamak, radyo ve televizyon için programlar hazırlamak bu tür fırsatlara örnek olarak verilebilir.
Burada arşivcilerin kendilerinin fırsat yaratması ya da başkalarına fikir vermesi arasında fark yoktur. Önemli olan bunların düzenli olarak gerçekleştirilmesi, takibinin yapılması ve tüm sürecin bir fırsat yönetimi yaklaşımı çerçevesinde ele alınmasıdır. Yani tesadüfi değil planlı, programlı; rastgele değil düzenli; eklenti olarak değil kurumsal faaliyetlere entegre edilmiş bir yaklaşımla yürütülmesidir (Mooney, 1994, 63).

6. Halkla İlişkiler Neden Kullanılmalıdır?

Elbette, bütün bunlara girişmezden önce sorulması gereken soru, "Neden?" sorusudur. Bu sorunun cevabını özellikle sona bıraktık çünkü görünen ve görünmeyen faydalar başlıkları altında ayrıntılı olarak ele alınmasına ihtiyaç vardır.

a. Görünmeyen faydalar
Püristler halkla ilişkilerin, Jenkinson tarafından tanımlanan şekliyle arşivlerin temel sorumluluk alanlarını meydana getiren düzenleme, sınıflama ve koruma fonksiyonları ile ilgisi olmadığı görüşündedirler (Turton, 1991, 434). Oysa, halkla ilişkiler faaliyetleri, insanları arşivlere ve arşivlerin faaliyetlerine çeker ve bunlarla ilgilenmelerini sağlar. Bunu yaparken de kamuoyundaki ya da kendi üst yönetimimizdeki tanımsız soyut kişilikleri, hizmetlerimizden faydalanan araştırmacılar, bağışçılar, gönüllüler ve aktif destekleyiciler gibi somut müşteriler haline dönüştürürler (Pederson, 1987, 312).
Püristlerin meslek grubumuzdaki yaygın etkisi nedeniyle bugün hala kamuoyunu, arşivlerin toplumsal ihtiyaçlarla ilgisi olduğuna ikna etmek için mücadele vermekteyiz (bkz. Gray, 2003). Bu, iyimserler tarafından seneler boyunca yalnızca bir davranış sorunu olarak algılanagelmiştir. Onlara göre bir arşivci içe dönük değil dışa dönükse, pasif değil aktifse, kendisine emanet edilen malzemeden azami fayda sağlandığını görmek istiyorsa ve geçmişin mirasını her bir kuşağa dolaylı olarak iletmek kadar doğrudan iletmekten de ilham alıyorsa; arşivlerin değerini göstermek için gereken kaynakları kendi imkanlarıyla bulacak, etrafındaki imkanları özel ihtiyaçlarına uyarlayacak ve arşivlerin sunduğu gerçek hizmetler nedeniyle kamuoyu desteğine duyduğu ihtiyacı ispatlayabilecektir (Smith, 1980, 106). Oysa bugün, meslek olarak varlığımızı sürdürebilecek bütçeleri sağlayabilmek için kendimizi ispatlamak zorunda olduğumuz bir noktaya ulaştık. Bunu sağlayabilmek için, arşivlerin örgütsel imajın ayrılmaz bir parçası olduğunu, değişim ve devamlılığın açıklanması ve meşrulaştırılması için bir araç olduğunu herkese göstermek zorundayız (Turton, 1991, 411). Bunu başarabilmek, arşivlerin örgütlenmenin üst yönetimi içindeki fikir liderleri nezdindeki itibarını zenginleştirmekle kalmayacak, aynı zamanda örgütlenmenin, örgütsel sosyal sorumluluk programının bir parçası olarak, kültür mirası alanındaki faaliyetleri hakkında kamuoyunun farkındalığını da arttıracaktır (Hay, 2004, 59-60).

b. Görünür faydalar
Arşivciler, arşivlerin faaliyetlerini tanıtmak ve kendi durumlarını sağlamlaştırmak amacıyla, geleneksel olarak performanslarının ölçütü olarak kullanıcı ve belge istatistiklerini kullanagelmişlerdir. Araştırma talepleri, cevaplanan referans soruları ve işlenen kolleksiyonlar hakkındaki veriler, faaliyet düzeyini toparlamak ve göstermek için faydalı olmakla birlikte, personel ve finans açısından uzun vadeli destek temin edebilmek için, ticari diyebileceğimiz türden sonuçlara ihtiyaç vardır. Faaliyetler ve projelerle ilgili raporlar hazırlanırken, elde edilen ticari faydalar vurgulanmalıdır. Başka birimler tarafından hazırlanan ticari planlar, tipik olarak satış rakamlarındaki artışlar, gelirlerdeki artışlar ve pazar payındaki artışlar gibi tahminleri içerir. Arşivle ilgili girişimler de üretkenliğe ilişkin, iş adamlarının ve üst düzey yöneticilerin anlayabileceği ve değerlendirebileceği cinsten ölçülebilir bir kısım amaçlar dizisi oluşturarak benzer yaklaşımlar sergilemelidir. Arşivciler iş dünyasında başarılı olabilmek için iş adamı gibi düşünebilmek ve stratejik yönetim yapabilmek zorundadır (Mooney, 2001, 88-91).
Bu noktada arşivciler, düzenleyecekleri her faaliyet için, örneğin aşağıdaki konuları ele alan—tercihan harici danışmanlar tarafından gerçekleştirilecek—bir fizibilite çalışması yaptırmalıdır:
1. İşlenebilecek konular ve bunların en iyi nasıl araştırılıp sunulabileceği,
2. Önerilen alan ve binanın uygunluğu,
3. Arşivin ve nesne kolleksiyonlarının yeterliliği,
4. Potansiyel pazar,
5. Gereken elemanların özellikleri ve sayısı,
6. Öngörülen sermaye ve gelirlerin maliyeti,
7. Gerçekleştirilecek faaliyetlerin kapsamı ve
8. Benzer nitelikli diğer hizmetlerle ilişkiler (Turton, 1991, 419).
Ancak, bu listeye eklenmesi gereken çok temel bir konu daha fayda vardır: Elde edilecek parasal yararlar. Evrak yönetimi ve modern arşivciliğin tanıtımı yapılırken, evrak hizmetlerinin sağlayacağı hukuki, mali ve kültürel faydaları vurgulamak gelenek haline gelmiştir. Ama arşivler sözkonusu olduğunda insanlar işin bu yönünü görmezden gelme eğilimindedir. Arşivler ve halkla ilişkilerle ilgili literatürün büyük bölümü, halkla ilişkilerin görünmeyen faydalarını ele alma eğilimindedir. Görünür faydalarından bahsettiklerinde ise, nasıl ölçülebileceğinden bahsetmezler. Oysa halkla ilişkiler firmaları, basındaki tanıtım faaliyetlerinin değerlendirilmesi için kabul edilebilir bir formülü seneler önce geliştirmişlerdir. Bir faaliyetle ilgili olarak, gazete, dergi, radyo ve televizyonlarda çıkan haber ve yorumlar, aynı ortamlarda reklam satın alma maliyeti ile değerlendirilmektedir (Mooney, 2001, 98-99). Kamu sektöründeki arşivciler medya yansımalarının bu boyutunu gözardı etme alışkanlığındadır. Oysa özel sektördeki meslektaşlarımız bunu, reklam alanı satın almanın imkansız ya da aşırı derecede yüksek maliyetli olduğu sayfalarda yer almak için bir fırsat; kültürel malvarlığının değerlendirilmesi yoluyla marka değerinin zenginleştirilmesi için kültür mirasına yapılan yatırımının bir getirisi olarak görmektedir (Turton, 1991, 410 ve Hay, 2004, 48 ve 60).

Görünür faydalar nasıl ölçülür?
Yukarıda değinildiği gibi, bir faaliyetle ilgili olarak gazete, dergi, radyo ve televizyonlarda çıkan yansımaların bir reklam eşdeğeri vardır. Bu değer, aynı ortamda reklam satın almanın maliyetine ilişkin bir değer atfedilerek hesaplanır.
Bir gazete ya da derginin tirajı veya bir radyo ya da televizyon kanalının izleyici kitlesine bağlı olarak, reklam alanı ya da süresi için farklı reklam tarifelerinin olması doğaldır. Dahası tarifeler, aynı ortam içinde muhtelif faktörlere bağlı olarak da değişmektedir.
Televizyon için en basit kıstas, reklamın yayınlandığı saattir. Örneğin izlenme oranının en yüksek olduğu prime-time dilimi, diğerlerinden daha pahalı olacaktır. Dolayısıyla, bir faaliyet örneğin akşam haberlerinde yer alıyorsa, bunun reklam eşdeğeri, örneğin sabaha karşı 03:00'te yer almasından daha yüksek olacaktır. Aynı şekilde, haber geleneksel kanala ilave olarak kablolu TV, uydu ve Internet üzerinden de yayınlanıyorsa, değeri daha da artacaktır.
Basılı medyadaki durum da aynı derecede karmaşıktır. Farklı sayfaların farklı sütun-santim tarifeleri vardır. Bunun sebebi çoğu kez, bazı sayfaların bütün ülkede yayınlanması, buna karşın bazı sayfaların yerel ilgilere bağlı olarak değiştirilmesidir. Aynı şekilde, renkli unsurlar da siyah-beyaz unsurlardan daha yüksek bir değere sahiptir.
Hesaplamalarda dikkate alınması gereken başka faktörler de vardır. Bunların ilki sözkonusu haberin kapsamıdır. Yayınlanan haberde arşivin faaliyeti dışındaki konular da ele alınıyorsa, reklam eşdeğeri hesaplanırken, haberin arşivlerle ilgili kısmının yüzdesi kullanılır. Benzer şekilde, haberlerin kamuoyundaki etkisi reklamlardan daha fazladır. Dolayısıyla değeri teorik olarak daha yüksektir. Ancak aradaki farkı hesaplamak imkansız olduğu için, reklam eşdeğerinin hesaplanmasında gözardı edilmek zorunda kalınır. Öte yandan, sözkonusu medya yansıması olumsuz ise, reklam eşdeğeri, getiri değil zarar olarak hesaplanmak durumundadır. Dolayısıyla, toplam değere eklenmez, toplam değerden düşülür.
Ancak yayınlanan tüm haberleri takip etmek, sanıldığından daha zordur. Özellikle radyo ve televizyon yayınlarını takip etmek daha da zordur: Bir kere yayınlandıktan sonra sürelerini bulabilmek neredeyse imkansızdır. Bunları sağlıklı bir şekilde ölçebilmenin tek yolu yayınlandıkları sırada kaydetmektir. Yayıncı kuruluşun içinden birisi yayın akışını önceden haber vermediği ya da bütün yayın baştan sona kaydedilmediği takdirde, bunu başarmak imkansızdır. Çok şükür ki bu işi belirli bir ücret karşılığı yapan ticari firmalar vardır. Ancak, bunların da reklam eşdeğerini hesaplamaları ilave bir ücrete tabi olabilir. Arşivin bağlı bulunduğu kurum bu tür hizmetlerden birine abone ise hayat çok daha kolay olacaktır. Ancak, medya yansımalarını birim içinde takip etmek de iyi bir alışkanlıktır. Çünkü bu tür hizmetleri veren ticari firmalar zaman zaman bazı haberleri atlayabilmektedir. Böylece hem medya yansımaları hakkında daha sağlıklı bir fikir edinmek hem de bunların reklam eşdeğerlerini hesaplamak mümkün olabilecektir.
Satılan ya da ödünç verilen görüntüler için, her ülkede bu tür hizmet veren ticari görüntü bankaları tarafından oluşturulmuş yerleşik bir pazar vardır. Bu tür firmaların ortalama fiyatları, bir yayında kullanılacak görüntünün maliyeti hakkında bir fikir verecektir.
Bulunulan ülkenin vergi mevzuatına bağlı olarak, arşiv gibi iç kaynaklardan kullanılan görüntülerin maliyetini masraf olarak işlemek dahi mümkün olabilir.
Nomal olarak, daha gerçekçi bir fikir edinmek için halkla ilişkiler amaçlı bir etkinlik hazırlamanın maliyeti ile medya yansımalarının değeri dengelenmelidir. Gerçekleştirilen etkinliğin ne kadar masraflı olduğuna bağlı olarak, faaliyet artıda ya da ekside olabilir.
Ancak, halkla ilişkiler faaliyetlerinin büyük çoğunluğu bağlı bulunulan kuruluş tarafından gerçekleştirildiği için, arşiv personelinin bu maliyet rakamlarına ulaşma imkanı bulunmayabilir. Dahası, grafik tasarım ve prodüksiyonların ötesinde, ülkenin muhtelif yerlerinde düzenli olarak sergiler açmak da dahil olmak üzere, bir kısım etkinliklerle ilgili tüm ön hazırlıkları yürüten aktif bir reklam ve halkla ilişkiler biriminin mevcut olduğu durumlarda, bağlı bulunulan kuruluşta ciddi bir maliyet muhasebesi yürütülmediği takdirde, sözkonusu olabilecek tüm maliyetleri onların hesaplamaları da mümkün olmayabilir.

Sonuç

Kamuoyu arşiv kaynaklarını çok önemli belgeler olarak algılar. Çünkü bu belgeler, kişiler, örgütlenmeler ya da milletler için hayati önem taşıyan hakların dellileridir. Ancak arşivlerin, bu tür belgeleri koruyan kurumlar olarak ve arşivcilerin bu tür belgelere erişimi mümkün kılan kişiler olarak aynı değer sistemi içinde algılandıklarını söylemek mümkün değildir.
Bu algıyı değiştirerek arşivlerin ve arşivcilerin hakettikleri değere ulaşmalarını sağlamanın yolu halkla ilişkilerden geçer. Arşivcilerin, bağlı bulundukları kurumu kamuoyuna, mesleklerini kurum-içi kullanıcılara ve arşivleri bir ülkenin ya da dünyanın kollektif hafızası olarak herkese tanıtmak için kullanabilecekleri muhtelif halkla ilişkiler araçları vardır.
Ancak arşivciler, bu araçları kullanırken medya yansımalarının getirdiği ölçülebilir faydaları gözardı etmemelidir. Medya yansımalarının sağladığı reklam eşdeğerleri, halkla ilişkiler uzmanları tarafından uzun zamandır kullanılmaktadır. Şimdi arşivcilerin, bunların nasıl hesaplandığını ve kendi amaçları için nasıl kullanılabileceğini öğrenmelerinin zamanıdır. Çünkü gerek medya yansımaları gerekse sunulan görsel unsurlar kanalıyla yaratılan artı değerler, bir çok arşivcinin hayal dahi edemeyeceği seviyelerdedir.

KAYNAKÇA

Albada, Joan van. (2002). E-posta yoluyla özel iletişim.
ATAMAN, Nejla (2000). Arşivler ve Halkla İlişkiler . Basılmamış Yüksek Lisans Tezi. Marmara Üniversitesi.
BERCHE, Claire (1985). "The Popular Use of Archives." Modern Archives Administration and Records Management: A RAMP Reader. Ed. Peter Walne. Paris: UNESCO: 393-408.
BOX, Susan C. (1997). "A Study in Contrasts: Corporate Culture and its Influence in Developing Archives Program in Two Multinationals." Proceedings of the Annual Conference, 1997 . London: Business Archives Council: 169-180.
CARTER, David (2003). "Virtual Archives at the Pru: Developing On-line Resources at Prudential plc." ARC (May 2003): 12-13.
COOK, Terry (2004). "Macro-appraisal and Functional Analysis: Documenting Governance Rather Than Government." Journal of the Society of Archivists. XXV/1 (April 2004): 5-18.
FREEMAN, Elsie [Freivogel] (1984). "Education Programs: Outreach as an Administrative Function." A Modern Archives Reader . Ed. Maygene F. Daniels ve Timothy Walch. Washington D.C.: National Archives and Records Service: 281-288.
GEUS, Arie P. de (1997). "The Living Company." Harvard Business Review . LXXV/2 (March/April 1997): 59.
GRAY, Victor (2003). "Relating into Relevance." Journal of the Society of Archivists. XXIV/1 (April 2003): 5-13.
HAY, David (2004). "BT's Connected Earth: A New Model for Safeguarding a Corporate Heritage Collection." Business Archives: Principles and Practice. No: 87 (May 2004): 59-60.
JEFKINS, Frank (1988). Public Relations. 3. bas. London: Pitman.
McBRATNEY, Cathy (1998). "Marketing Records Management." Wired West (Web Journal of the SLA Western Canada Chapter). I/1 (Winter 1998). Çevrimiçi: <http://www.sla.org/chapter/cwcn/wwest/v1n2/mcbrat12.htm> [Erişim tarihi: 21 Temmuz 2004]
MILLER, J. Wesley (1988). "The Wealth of Insurance Archives." Journal of the American Society of CLU & ChFC . XLII/3: 82-85.
MOONEY, Philip F. (1994). "Modest Proposals: Marketing Ideas for the Expansionist Archives." Advocating Archives: An Introduction to Public Relations for Archivists . Ed. Elsie Freeman Finch. London: Scarecrow Press: 55-64 .
MOONEY, Philip F. (2001). "Corporate Culture and the Archives." Leadership and Administration of Successful Archival Programs . Ed. Bruce W. Dearstyne. Wesport, C. T.: Greenwood Press: 85-100.
"Past Lives (1988), an Archive-Based CD-ROM for Schools." Business Archives Council Newsletter . 112 (September 1998): 1.
"Past Lives (1988), an Archive-Based CD-ROM for Schools." 1998.
PEDERSON, Ann (1987). "User Education and Public Relations." Keeping Archives. Ed. Ann PEDERSON. Sydney: Australian Society of Archivists: 313-354.
"Proceedings (2003), of the XXXVth International Conference of the Round Table on Archives (CITRA), Marseille, France, 12-15 November 2002." Comma 2003.2-3.
Prudential (1999), The Foundry: 1848-1998 . Supplement to Business Archives. Principles and Practice . 77 (May 1999)
RECORDS NEW SOUTH WALES (2003). "Perspectives on Selling Records Management in Your Organization." Records Manager's Forum , St Patrick's Crypt, Sydney, 24 November 2003 . Çevrimiçi: <http://www.records.nsw.gov.au/publicsector/rmforum/November%202003/forumreport.htm> [Erişim tarihi: 21 Temmuz 2004]
RICHMOND, Heather & Sheila TAYLOR (2003). "Marketing Your Records and Information Management Program." Information Management Journal . XXXVII/5 (September-October 2003): 41-47.
SMITH, Elizabeth Hallam (2003). "Customer Focus and Marketing in Archive Service Delivery: theory and practice." Journal of the Society of Archivists. XXIV/1: 35-53.
SMITH, Wilfred I. (1980). "Archives and Public Relations." Archivum. Special volume No. 2. (Ayrıca Modern Archives Administration and Records Management: A RAMP Reader içinde. Ed. Peter Walne. Paris: UNESCO: 421-426.
SMITH, Wilfred I. (1985). "Archives and Culture: An Essay." Modern Archives Administration and Records Management: A RAMP Reader . Ed. Peter Walne. Paris: UNESCO: 427-441.
SPRINKLE, David (1995). "Corporate Culture." Encyclopaedia of Business . Ed. John Mauer. 2. vols.. Detroit: Gale Research: 314.
STAPLES, Tina (2004). "The HSBC History Wall." Business Archives: Principles and Practice . No: 87 (May 2004): 31-44.
TURTON, Alison (1991). "Public Relations Uses of Business Archives." Business Archives . Ed. Alison Turton. Oxford: Butterworth-Heinemann: 408-436.
TURTON, Alison (2003). "Corporate Archives as Providers of Web-based teaching Resources." ARC. (May 2003): 13.
WEIR, Christopher (2004). "The Marketing Context. Outreach: luxury or necessity?" Journal of the Society of Archivists. XXV/1: 71-77.

[*] Docent Dr., Marmara Universitesi, Muhendislik Fakultesi, Endustri Muhendisligi Bolumu.