Geçtigimiz sayida Archimedia'nin adres veri tabanini güncellemek için sizlerin yardimini istemistik. Su ana kadar elimize mektup, faks ve telefon vasitasiyla toplam 21 basvuru ulasti. Kendilerine ilgilerinden dolayi tesekkür ediyoruz. Ancak 29-30 agustos tarihlerinde faks makinemizdeki bir arizadan dolayi bir kaç form elimize ulasmadi. Bugüne dek bize faks ile form gönderenlerin arasinda Ahmet Erkmen, Aydan Özsoy, Emine Sahin, Ayten Altintas, Gülgün Erisen Yazici, Hayri Göktürk ve Hüseyin Sanlitürk bulunuyor. Eger formu bize faks ile gönderdiyseniz ve yukarida adiniz geçmiyorsa, lütfen bizi haberdar edin.
Archimedia hakkinda genelde olumlu geri bildirimler aldik. Dile getirilen isteklerin basinda, Archimedia'nin daha kapsamli bir bilimsel süreli yayina dönüstürülmesi konusu geliyor. Bu istegin karsilanmasi ise tamamen finansal bir mesele. Bu meseleyi halletmek için ise dernek kurmak veya bir sponsor firmanin destegini almak gerekiyor. Daha önceki sayilarda bahsettigimiz gibi dernegin kurulmasi ve devami için ciddi sekilde zaman ayirmak gerekiyor. Dolayisiyla zaman fakiri olan bizler simdilik elimiz kolumuz bagli oturuyoruz. Ancak bu konuda gönüllüler varsa elimizden gelen her türlü yardimi yapariz. Bir aralar Istanbul Adliyesi Arsiv Müdürü Sayin Serif Aydemir, katildigi Sultanahmet toplantilarimizdan birinde siki dernekçi oldugunu ve hatta "üç kisiyi bir arada gördü mü dernek kurar" diye ün saldigini söylemisti. Simdi bu da nereden aklimiza geldiyse.. (Alooo Serif Bey sesimiz geliyor mu?)
Archimed karikatürünün çizeri Sayin Selçuk Hünerli iyi gittigimizi ve yakinda bir kaç karikatür daha gönderecegini yazmis. Sagolsun.. Güzel karikatürlerini dört gözle bekliyoruz. Bugüne kadar bizi ellerinden geldigince destekleyen Ankara'li dostlarimiza ve özellikle sayin Gülgün Erisen Yazici'ya da buradan tesekkür ediyoruz.
Istanbul Müftülügü Ser'i Siciller Arsivi'nden Sayin Ismail Kurt ise Ser'i Siciller Arsivi'nde tez çalismasi yapanlarin çalismalarinin bir nüshasini arsive teslim etmeleri gerektigini hatirlatmamizi istemis. Biz de bu görevi seve seve yerine getiriyoruz. Çalismalarini diger arastirmacilarin da istifadesi için arsive teslim etmeyenler lütfen bu çagrimizi dikkate alsinlar. Bu arada Ser'i Siciller Arsivi'nin yolunu unutanlar için "Fetva Yokusu 44 Süleymaniye 34460 Istanbul" adresini hatirlatmakta fayda var.
Geçen sayida yayinladigimiz Archimedia geri bildirim formunu bu sayida da yineliyoruz. Eger hâlâ geri bildirimde bulunmadiysaniz, telefon, faks veya e-mail adreslerimizden birini kullanarak bize ulasabilirsiniz. Tekrar belirtmekte fayda var, önümüzdeki sayidan itibaren (ocak `97) Archimedia'nin dagitimi güncellestirilmis adres listesine göre yapilacak. Archimedia'nin size ücretsiz olarak gönderilmeye devam etmesini istiyorsaniz, lütfen birkaç dakikanizi ayirip bizi haberdar edin.
Saygilarimizla,
Aykut Üstün-Güzide Kolukisa
Türkiye Büyük Millet Meclisi açilir açilmaz büyük bir skandalla çalkalandi. Meclis arsivindeki bazi tarihî belgelerin yanlislikla çöp kamyonlarina yüklenerek SEKA'ya gönderildigi belirlendi. SEKA'ya gönderilen tarihî belgeler, Cumhuriyet Senatosu'nun çalismalariyla ilgili tutanak ve yazismalarin bir bölümünü kapsiyor. Bu durumda ileride senato ile ilgili arastirma yapacak uzmanlar, gerçek bilgi ve belgelere hiçbir zaman ulasamayacak. TBMM Baskani Kalemli de bu olayi dogruladi.
3 Ekim 1996 Ates Gazetesi
Derleyen: Murat Çelik
Is Dünyasi
Arsimedya editörlerinden ve Marmara Üniversitesi Arsivclik Bölümü mezunu Güzide Kolukisa Koçfinans A.S.'de "Arsiv Uzmani" olarak göreve basladi.
Marmara Üniversitesi Arsivclik Bölümü mezunlarindan Tolga Ertuna, Global Menkul Degerler A.S.'de "Arsiv Uzmani" olarak göreve basladi.
Kongre
18-20 Eylül tarihleri arasinda gerçeklestirilen "Ord. Prof. Dr. Süheyl Ünver anisina IV. Türk Tip Tarihi Kongresi"nde arsivcilik dünyasini ilgilendirecek iki teblig sunuldu:
Ferruh DINÇER, "Süheyl Ünver ve arsivinin veteriner hekimligi tarihine katkisi üzerine".
Gülbin ÖZÇELIKAY, Sevgi SAR, G. Hale ÖZCÖMERT, Eris ASIL, "Eski reçete kayit defterleri üzerine bir çalisma".
Murat Çelik
Tema Vakfi Bilgi-Belge Merkezi
Tarih Vakfi, Türkiye Erozyonla Mücadele, Agaçlandirma ve Dogal Varliklari Koruma Vakfi'na (TEMA) kütüphane ve arsiv birimlerinden olusan, arastirmacilara açik bilgi-belge merkezi kuruyor.
Muazzez Pervan yönetiminde kütüphaneci Emine Sen ve arsivci Oktay Çelik tarafindan yürütülen proje temmuz ayinda basladi ve ekim sonunda tamamlanmasi bekleniyor.
Proje iki bölümden olusmaktadir. Birinci bölüm, uzmanlik konusu, çevre bilimi ve ilgili diger bilimlerin monografi, süreli yayin, rapor vb. toplandigi, düzenlendigi ve istifadeye sunuldugu kütüphane birimi, ikinci bölüm, TEMA Vakfi'nin evrak, dosyalama ve arsivleme sisteminin kurulmasini içermektedir.
Her iki sistem de bilgisayar yardimiyla yürütülecektir. Ayrica uluslararasi kullanimi olan fotografik malzemeler ve yazili belgeler için ayri ayri genis kapsamli konu basliklari listesi olusturulmustur.
Hüseyin Sezan
Bagis
Temmuz-agustos aylarinda Tarih Vakfi Bilgi-Belge Merkezi'ne çok sayida kütüphane ve arsiv malzemesi bagislandi.
Sevinç Uyaniklar 1960'li yillarda vefat eden egitimci Muslihittin Okyay'a ait, Bogaziçi üzerine kitap ve arsiv malzemesi ile Okyay'in kizi Yildiz Okyay'a ait Kafkaslar üzerine, agirlikli olarak yabanci dilde yazilmis çok sayida kitap bagislamistir.
San sanatçisi, yönetmenlik ve çevirmenlik yapan Hamdi Konur ile jeolog Zikrullah Kirmizi, 1950-1980 yillari arasinda yayinlanan çok sayida süreli yayin, yazar Arslan Kaynardag, Osmanli dönemine ait çesitli iller hakkinda vesikalr, notlar ile Hasan Tevfik Belger, ailesinden kalma Osmanlica kitap ve belge bagisinda bulunmustur.
Toplumsal Tarih Eylül 1996.
Bekir Kemal Ataman
Türkiye'de gerek kamu sektöründe gerekse özel sektörde `arsiv' dendiginde akla, bodrum katlarinda üst üste yigilmis, üzerleri bir kaç parmak tozla kapli evrak yiginlari gelmektedir. Arsiv kavraminin önemi `sözlü olarak' teslim edilmekle birlikte, bu `önemli' malzemenin düzenlenmesi ve isler hale getirilmesi gündeme geldiginde, yöneticilerin genel tavri, mevcut fonlari `daha önemli' islere aktarmaktan yana olmaktadir. Bunun ardinda yatan temel görüs ise, hiç bir zaman açikça ifade edilmese dahi, arsiv hizmetlerinin hademeler eliyle yürütülecek kadar basit oldugudur. Ayni yaklasim, arsivcilikten söz açildiginda herkesin söyleyecek bir sözünün olmasinda da görülebilir. Örnegin tip, ya da mühendislikle ilgili bir sorun gündeme geldiginde konunun uzmanina danisilmasi gerektiginde herkes otomatik olarak fikir birligine varirken, arsivcilikle ilgili bir sorunda, en alt seviyeden en tepe yöneticilere kadar herkes bir anda uzman kesilebilmektedir.
Bunun temel sebebi, en kisa ve özlü ifadesiyle tam bir `arsivcilik cehaleti'dir. Çünkü arsivcilik, önemsiz evraklarin `günün birinde lazim olabilir' düsüncesiyle saklanmasindan ibaret sanilmaktadir. Saklama kavramini özel olarak vurguladim, çünkü arsivciligin %95'inden fazlasi imha etmek üzerine kuruludur. Arsivciler, üretilen evragin tamamina yakin bir kismini, ama bir gün ama yüz sene sonra imha eder ve ancak çok uzun vadede lazim olabilecek önemli evraklari sürekli olarak saklar. Bunun ardinda yatan felsefenin bir kaç boyutu vardir. Birincisi, arsivciligi bir enformasyon birimi olarak ele alir ve temel hedefi ihtiyaç duyulan bilgiyi dogru, bütünlüklü ve etkin bir sekilde sunmaktir. Aranan evragin, örnegin yüz yapraklik bir klasör içinden bulunmasiyla, yüzer yapraklik yüz klasör içinden bulunmasi arasinda dogal bir zaman farki oldugundan, gereksiz evragin ayiklanip ancak çok önemli olanlarin saklanmasini öngörür.
Ikinci yaklasim, meseleye maliyetler açisindan bakar. Bir daha kullanilmayacak malzeme için harcanacak bina, ekipman ve personel masrasarini kismak için, gereksiz malzemenin ayiklanip imha edilmesinden yanadir.
Dikkat edilirse, her iki yaklasimda da bir ayiklama unsurunun ön planda oldugu görülür. Buna karsin, günümüz Türkiye'sinde yöneticilerin temel yaklasimi, herseyi oldugu gibi saklamak, dolaplar ve depolar dolup tasmaya basladiginda da herseyi toptan imha etmektir. Bu toplu imhalarin sonuçlari ise zaman zaman vahim boyutlara ulasabilmektedir. Zira, gereksiz evragin arasina karismis tek bir önemli evragin kaybolmasi bile, özellikle hukuki bir sorun yasandiginda büyük maddi kayiplara yol açabilmektedir.
Arsivcilik, bir kurulusun islerinin yürütülmesi için gerekli bilgi üzerinde sistematik ve bilimsel kontrol uygulanmasidir. Bu kontrol, kurulusun her türdeki evraginin yaratilmasi, dagitimi, kullanimi, saklanmasi, depolanmasi, getirimi, korunmasi ve nihai tasfiyesini kapsar ve yönetimin problem çözümü ve karar vermede ihtiyaç duyacagi bilginin düzenli ve etkin akisini amaçlar.
Burada sözü edilen evrak kagitla da sinirli degildir. Arsivcilik, kurulus için veya kurulus tarafindan üretilen bilgilerin üzerine kaydedildigi her türden ortamla ilgilidir. Bu ortam ister kagit, isterse fotograf, film, video, ses bandi, mikrofilm, harita veya bilgisayar bandi olsun, evrak olarak adlandirilmaktadir. Dolayisiyla arsivcilik, her türden ortam üzerinde kayitli bilginin, yaratildigi andan imhasina veya sürekli saklanmak üzere arsive devrine kadar geçen bütün hayat sürecini kapsar. Evragin hayati boyunca geçtigi muhtelif asamalarda üzerinde uygulanmasi gereken kontrol sistematigi üniversitelerin arsivcilik bölümlerinde dört senelik bir lisans programi içinde ögretilmektedir. Bunlara bir de Marmara Üniversitesinde açilan yüksek lisans programi eklenmelidir.
Ne yazik ki, ülkemizde gerçek anlamda bir arsivcilik bilincinin olusmasinda temel inisiyatif, ihtiyaçlarinin farkinda olan yöneticilerden degil, yine Bati dünyasindan gelmektedir. Avrupa Topluluguna üyelik, gümrük birligi, vb. ile beraber gündeme gelen olgulardan biri de ISO kalite standartlaridir. Bu standartlarin `kalite kayitlari' ile ilgili bölümleri, kuruluslarda gerçek anlamda bir arsivcilik hizmetinin yürütülmesini dayatmakta, bu amaçla mevcut evraklarin ihtiyaç duyuldugu anda dogru, bütünlüklü ve etkin bir sekilde bulunabilmesini; gereksiz evraklarin sistematik bir sekilde ayiklanabilmesi için saklama sürelerinin belirlenerek saklama/imha planlarinin hazirlanmasini ve sürekli saklanacak malzemenin ideal nem ve isi kosullarini saglayacak klimatize edilmis depolarda, yeterli yangin ve güvenlik önlemleri altinda saklanmasini sart kosmaktadir. Bu standartlarin arsivcilikle ilgili bölümleri söyledir:
TS-ISO 9002/Aralik 1991, s. 9
4.15 -- KALITE KAYITLARI
Tedarikçi, kalite kayitlarinin tanimlanmasi, toplanmasi, tasnifi, dosyalanmasi, muhafazasi, bakimi ve elden çikarilmasini belirten prosedürleri olusturacak ve bunlarin devamliligini saglayacaktir.
Kalite kayitlari, istenilen kalitenin gerçeklestirildigini ve kalite sisteminin etkili olarak isledigini göstermek için tutulacaktir. Uygun görülen taserona ait kalite kayitlari da bu verilerin bir parçasi olacaktir.
Tüm kalite kayitlari okunakli ve ait oldugu ürünü tanimlayabilir olacaktir. Kalite kayitlari, hasar ve bozulmayi en aza indirecek ve kayiplari önleyecek uygun çevre sartlari saglayan tesislerde tekrar kolaylikla kullanilabilecek sekilde depolanacak ve muhafaza edilecektir. Kalite kayitlarinin muhafaza süreleri belirlenerek kaydedilecektir. Sözlesmelerde anlasmaya varildigi takdirde, kalite kayitlari belirlenen bir süre için alici veya temsilcisinin kullanimina hazir tutulacaktir.
TS-ISO 9004/Aralik 1991, s.24-25
17 -- KALITE DOKÜMANTASYON VE KAYITLARI
17.1 -- GENEL
Kalite, yönetimi sistemi, ilgili kalite dokümantasyon ve kayitlarinin tanimlama, derleme, indeks haline getirme, dosyalama, muhafaza, bakim, geri toplama ve elden çikarimi için esaslar olusturmali ve bunlarin devamliligini saglamalidir. Politikalar, kayitlarin müsteri ve tedarikçiler için elde edilebilir olmasini saglayacak ve ayni zamanda, dokümanlarin çesitli tiplerinde yapilan degisiklik ve tadilatlarla ilgili prosedürleri de göz önüne alacak sekilde olusturulmalidir.
17.2 --KALITE DOKÜMANTASYONU
Sistem, istenilen ürün kalitesinin gerçeklestirildigi ve kalite yönetimi sisteminin etkili olarak isledigini izleyebilmek için yeterli dokümantasyonun hazir bulunmasini gerektirmeli ve ilgili taseronun dokümantasyonunu da kapsamalidir. Bütün dokümantasyon, okunakli, tarihli (revizyon tarihleri de dahil), temiz, hemen tanimlanabilir veya bilgisayarda depolanmalidir.
Buna ek olarak, kalite yönetimi sistemi, ürünlerin imalatinda kullanilan dokümanlarin güncelligi kayboldugunda, bunlarin ortadan kaldirilmasi ve/veya elden çikarilmasi için bir metod saglamalidir.
Asagida belirtilenler, kontrol gerektiren doküman tiplerine örnektir:
17.3 -- KALITE KAYITLARI
Sistem, istenilen kalitenin basarildigini göstermek ve kalite yönetimi sisteminin etkili olarak islediginin dogrulanmasi için yeterli kayitlarin tutulmasini gerektirir.
Asagida belirtilenler, kontrol gerektiren kalite kayit tiplerine örnektir:
Kalite kayitlari belirlenen süre için kalite tercihlerini ve düzeltici faaliyete olan ihtiyaci ve etkinligini belirlemek üzere elde bulundurulmalidir.
Kalite kayitlari, depolama sirasinda çevre sartlarina bagli olarak meydana gelebilecek hasar, kayip ve bozulmalardan korunmalidir.
Arsivciler olarak, Avrupa toplulugu içinde rekabet hazirliklarina baslayan kurluslarla sinirli da olsa, Bati'dan gelen bir dayatma nedeniyle de olsa, ülkemizde modern anlamda bir arsivcilik bilincinin olusmasi en büyük dilegimiz.
Evrak isletmeciligi olarak da anilan modern arsivcilikten elde edilebilecek diger faydalar için bkz. ATAMAN, Bekir Kemal, "Karar Verme Mekanizmasindakiler için Evrak Isletmeciligi," Marmara University Management Thinking (February-April 1992): 1-6.
Lütfen bu formu P.K. 555 Sirkeci-Istanbul adresine postalayin ya da (0212) 227 6577 no'lu faksla bize iletin. Eger formu doldurmaya ve göndermeye vaktiniz yoksa Ilk sayfada bulunan telefon numaralari ve e-mail adreslerini de kullanabilirsiniz.
Go to ArchiMedia Main Page
In Curriculum Vitae, Go to page: Introduction | Contact | Education | Employment | Projects | Books | Articles | Papers | Interests | MWArticles | Hobbies | Miscellaneous | Photos
In Narratus Vitae, Go to page: Introduction | Archives | Records Management | Business Management | Computers | Research | Publishing | Teaching | History | Public Relations | Medicine | Hobbies | Disaster Preparedness |