Bekir Kemal Ataman

Bilgisayarların belge ve bilgi üretiminde son derece yaygın olarak kullanılması, belge ve bilgi üretim sürecini son derece hızlandırmıştır. Bunun sonucunda ortaya çıkan bilgi miktarı devasa boyutlara eriştiği için kontrol edilip işlenmesi giderek imkansız hale gelmeye başlamıştır. Enformasyon çağının; bilgiyi, kendimizi, işimizi ve iş ortamımızı anlamak için bir araç olarak kullanmaya çalışmak yerine, bilginin kendisine tapınmaya başladığımız bir dönem olduğu öne sürülmüştür. Bu nedenle içinde yaşadığımız dönemi tanımlamak için "Enformasyon Çağı" yerine "Enfomani" (bilgi çılgınlığı) teriminin daha uygun düşeceği ifade edilmiştir. [1]

Böylesi bir ortamda bilgisayarlar, bürolardaki başlıca belge ve bilgi üretim aracı haline dönüşmüştür. Bu şekilde yaratılan dokümanların bir kısmı kağıt veya benzeri dayanıklı ortamlara aktarılmaktadır. Ancak, giderek artan oranlarda belge ve bilginin dayanıklı ortamlara aktarılmasının mümkün olmadığı gözlenmektedir. Bunlar arasında, çokluortam dokümanları, veritabanları, hücreleri içinde formül içeren hesap tablosu belgeleri, link içeren web sayfaları vb. başı çekmektedir. Bu türden belgeler, varlıklarını yalnız elektronik bir biçim altında sürdürmektedir.

Herhangi bir belge veya bilgiyi saklamaktaki temel amacımız, ileride bu belge ya da bilgiyi yeniden kullanabilmektir. Kağıt veya benzeri dayanıklı bir taşıyıcı üzerindeki bir bilginin uzun seneler boyunca saklanması hepimizin aşina olduğu bir kavramdır. Ancak, elektronik ortamda bulunan bir belge ya da bilginin saklanması dendiğinde insanların aklına gelen süre bir kaç aydan, çok çok iki üç seneden uzağa gitmemektedir. Oysa elektronik ortamdaki bir kısım bilgilerin de 50 sene, 100 sene gibi uzun sürelerle, hatta sonsuza kadar saklanmasına ihtiyaç duyulabilmektedir. Dolayısıyla burada sözünü ettiğimiz "arşivleme" kavramı, herşeyin başında süre olarak "yedekleme" kavramının çok ötesine geçmektedir. Bunu elektronik ortamda yapabilmek ise, geleneksel ortamlarda yapmaya alışık olduğumuz kadar kolay değildir.

Elektronik evrakların işlenmesi ve saklanması pek çok sorunu da beraberinde getirmiştir. Bu sorunların bir kısmının kesin çözümü ise henüz bulunamamıştır. Bu yazıda, elektronik ortamda yaratılan ve saklanan evrakların erişilebilirliği, işlenmesi ve saklanması ile ilgili sorunlar ve önerilen çözüm yolları ele alınacaktır.

Geleneksel ortamlar ile elektronik ortamdaki evrakların arşivlenmesi arasındaki farklılıklara bakıldığında dört ana unsur göze çarpmaktadır. Bunların ilki, geleneksel arşivlemede bilgi taşıyıcı ortamın korunma altına alınmasına karşılık, elektronik arşivlemede anlam ve güvenilirliğin ön plana çıkmasıdır. [2] İkinci büyük farklılık, geleneksel arşivlemede fiziki nesnenin kontrol altına alınmasına karşılık, elektronik arşivlemede fonksiyonlar, süreçler ve kullanımların kontrol edilmesidir. [3] Üçüncü fark, geleneksel arşivlemede provenans, yani belgeyi yaratan birimin bir tane olmasına karşılık, elektronik dokümanlarda birden fazla olabilmesidir. Dördüncü farklılık ise, geleneksel arşivlemede retrospektif, yani evrak yaratılıp arşive devredildikten sonra üzerinde çalışılmaya başlanmasına karşılık, elektronik arşivlemede proaktif, yani evrak arşive devredilmezden hatta belki yaratılmazdan önce müdahale edilmesine duyulan ihtiyaçtır.

Bu farklılıklardan ilkinin kendisini ortaya koyduğu başlıca sorun teknolojinin değişimine paralel olarak görülen sistem eskimesidir. İkinci farklılık kendisini yasal delil olabilme vasfı ve orijinalliğin korunabilmesinde karşılaşılan sorunlarla ortaya çıkarmaktadır. Üçüncü farklılık araştırma araçlarının hazırlanışı sırasında profesyonel arşivcilerin karşılaştığı bir kısım sorunlara yol açmaktadır. Bu nedenle burada ayrıca ele alınmayacaktır. Son farklılık ise bu yazının yazılmasına sebep olan başlıca faktördür ve ilk iki farklılığın yol açtığı sorunların ayrıntılı olarak ele alınmasını gerektirmektedir.

Elektronik evrakların arşivlenmesinde altı temel bileşenin bozulmadan ve değişime uğramadan korunarak sonraki kuşaklara aktarılabilmesi hedeflenir: İçerik, yapı, bağlam, sunum, davranış ve fonksiyonellik. Buradaki amaç, elektronik evraklar yaratıldıktan çok sonra dahi aynı içeriğin aynı yapı içinde, hangi bağlamda yaratıldığı bilinerek, aynı şekilde görüntülenebilmesi, interaktif unsurların aynı şekilde davranması ve nihayetinde evrakların insanlara aynı fonksiyonları sunabilmesidir. Bunların sağlanabilmesinin önündeki en büyük engel, teknolojideki değişimlere paralel olarak görülen sistem eskimesi (obsolescence) sonucu ortaya çıkan sorunlardır.

Sistem eskimesinin ilk kurbanı taşıyıcı ortamın kendisidir. Örneğin disketlerin ve sürücü mekanizmalarının geçirdiği 8 inch, 5 1/4 inch, 3.5 inch evreleri ve nihayetinde tamamen ortadan kalkması (ya da kalkmaya aday olması) yaşı kırkın üzerinde olan pek çoğumuzun bizzat yaşadığı bir süreçtir. Manyetik ortamın diğer uzun vadeli saklama araçlarından kaset, kartuş, makara bant gibi seçenekleri kullananlar sayıca daha azdır. Optik ortam örneklerinden 12 inch diskleri kullanan insanların sayısı da çok sınırlıdır. Buna karşın, bugünün bilgisayar okur-yazar gençlerinin büyük çoğunluğu CD'lerle ve DVD'lerle tanışmıştır.

Kaba bir gözlemle burada saydığımız taşıyıcıların ortalama popüler ömrünün beşer sene olduğunu söylemek yanlış olmaz sanırım. Bu durumda CD'lerin yavaş yavaş piyasadan çekilerek yerini DVD'lere bırakmasını, onların da tahtını beş sene sonra daha başka bir ortama devretmesini beklemek hayal olmayacaktır.

Popüler olup olmamasına bakmaksızın bu ortamlardan herhangi birisi üzerinde kayıtlı bilgiyi, inat edip olduğu gibi (ve tabii sürücüleriyle beraber) saklamaya çalıştığımızda ise başka sorunlarla karşılaşmayı göze alıyoruz demektir. Herşeyin başında, manyetik taşıyıcı ortamları her türlü manyetik alandan korumak gerekecektir. Bunlar ise hiç beklemediğimiz şekillerde karşımıza çıkabilir: Bir hoparlör, bir elektrik motoru, ya da eski tip çevirmeli bir telefonun elektromıknatıs tekniğiyle çalışan zili. İster manyetik isterse optik temelli olsun, her tür taşıyıcıyı bekleyen başka tehlikeler de olacaktır: Havadaki yüksek nem, yüksek sıcaklığa sahip koşullarda saklama, afetler (örneğin yıldırım düşmesi), fazla kullanıma bağlı aşınma ve eskimeler, ve tabii imalat hataları.

CD ve DVD'lerin dayanıklı olduğunu sananlar, örneğin yüksek sıcaklık ve nem oranlarının bu tür ortam üzerindeki etkilerini kestiremeyebilirler. Hatta bu insanlara, bu tür taşıyıcılara musallat olan bir mantar türü olduğunu [4] söylemek bile belki yeterli olmayabilir. Bu durumda yapılabilecek en akıllıca öneri, deneme amacıyla yazılabilir bir CD üzerine bir miktar bilgi kaydetmelerini, bu CD'yi bir yaz günü bir arabanın ön veya arka camının içinde bırakmalarını ve iki saat sonra alıp okutmaya çalışmalarını söylemek olacaktır. DVD'lerin CD'lerden daha hassas olduğunu hatırlatmaya ise sanırım gerek olmayacaktır.

Bilgiyi, Norsam Technologies'in Rosetta'sında [5] olduğu gibi, bir iyon ışını ile dayanıklı metaller üzerine ve optik olarak kaydetmek gibi uzun soluklu çözüm alternatifleri de üretilmiştir. Ancak, bunların aşırı yüksek maliyetleri yaygın olarak kullanılmalarını engellemektedir.

Bundan bir kaç sene önceki Byte Türkiye sayılarının birisinin kapak konusu "Bayatlayan PC'ler" idi. Bu konuyla ilgili yazılan yazılarda, bir PC'ye ortalama iki sene ömür biçilmekteydi. İşlemcilerdeki bunca hızlı değişime karşın geriye dönük uyumluluk (en azından büyük ölçüde) korunmaktadır. Bu da sistem eksimesi sorununu bir nebze olsun hafifletmektedir. Ancak, 8 bitten 16 bite, 16 bitten 32 bite, 32 bitten 64 bit işlemcilere geçiş gibi radikal değişimlerin yaşandığı dönemlerde uyum sorunlarıyla karşılaşılması kaçınılmaz hale gelebilmektedir.

Donanımla beraber işletim sisteminde de bir takım değişiklikler meydana gelmektedir. Bu değişiklikler sırasında, uygulamaların aynı şekilde çalışabilmesi veya aynı veri işleme rutinlerine (örneğin alt-rutinlere, sistem kütüphanelerine, vs.) ulaşabilmesi mümkün olmayabilmektedir. Bu durumda, elektronik evrakların arşivlenmesi sırasında değişmeden korunması gereken altı temel bileşenden "davranış" ve "fonksiyonellik" de aynı kalamamaktadır.

Yazılım üreten firmalar, ürünlerine sürekli olarak yeni fonksiyonlar eklemekte, hazırladıkları yazılımları geliştirip güncellemektedir. Rekabet koşulları ve pazarın baskısı bu tür değişiklikleri zorunlu hale getirmiştir. Yine aynı faktörler, üretilen her ürünün geriye doğru uyumlu olmasını zorunlu kılmıştır. Bu uyumluluk en azından kendinden önceki sürümlerle yaratılan belgeleri açıp kullanabilmek düzeyindedir. Ancak bu değişim, süreci kimi zaman bazı dokümanların "yapı" ve "sunum"larında değişimlere yol açabilmektedir.

İkili kodu kayıtlı bulunduğu ortam üzerinden okumak pek çok durumda mümkün olabilmektedir. Ancak bu, kimi zaman verileri anlaşılır kılmaya yetmemektedir. Çünkü pek çok yazılım, uygulamaya özel veri kodlama yöntemleri kullanmaktadır. Sözkonusu yazılım, yukarıdaki sebeplerden herhangi birisi nedeniyle artık kullanılamadığı takdirde, bu uygulama tarafından yaratılmış veriler de anlaşılamaz hale gelmektedir.

Güncelliğini koruyan uygulama programlarında ise, piyasadaki yüzlerce programın kullandığı farklı formatların takibi dahi ciddi bir sorun olarak karşımıza çıkmaktadır. Bunlara, her programın zaman içinde geçirdiği format değişimleri eklendiğinde sorunun boyutları daha da büyümektedir. [7] Bu nedenle, sırf data formatlarının takibi için oluşturulmuş özel bir veri tabanı mevcuttur. [8]

Yukarıdaki faktörler içinde, taşıyıcı ortam dışındaki tümümün kullanıcı açısından ortak özelliği dokümantasyona duydukları ihtiyaçtır. Eski bir donanımın, işletim sisteminin, uygulamanın ya da şifreleme veya sıkıştırma algoritmasının nasıl çalıştığı bilinmeden, yeniden kullanılabilmesi çoğu zaman imkansızdır. Bu nedenle teknolojik değişimin her aşamasında, eskiyen sistemin nasıl çalıştırılacağı ve kullanılacağı hakkında bilgi veren kullanım kılavuzları ve benzeri dokümantasyonun saklanması özel bir önem arzeder. Bunun için özel bir çaba gösterilmediği takdirde, eskiyen sistemle yaratılmış dokümanlara orijinal halleriyle ulaşmak bir daha mümkün olamayabilir.

Sistem eskimesi sorununa önerilebilecek ilk çözüm hiç kuşkusuz bir teknolojisi müzesi kurulmasıdır. Nitekim böylesi bir işe soyunan hatta bu işten para kazanmayı hedefleyenler dahi vardır. [9] Ancak, bugüne dek üretilmiş bütün bilgisayar donanım, işletim sistemi ve uygulama programları ile bunların dokümantasyonunu bir araya toplamak, hele ki bunları her daim çalışır durumda tutabilmek, tahmin edilebileceği üzere pek kolay bir iş değildir. Böylesi bir işin maliyeti ise astronomik rakamlara ulaşacaktır. Dolayısıyla, elektronik belge ve bilgilerin arşivlenmesine soyunacak her kurumda, bu türden bir çözüme yönelmek imkansızdır.

Burada ilk akla gelen yöntem, elektronik ortamda mevcut malzemenin düzenli olarak başka bir taşıyıcı ortama kopyalanmasıdır. Böylece malzeme, ortamın kendisinde meydana gelebilecek bozulmalara karşı korunmuş olacaktır. Bu aktarmalar sırasında, daha yeni teknoloji ürünü olan popüler ortamın tercih edilmesi önerilmektedir. Böylece, taşıyıcı ortam ve sürücülerinde meydana gelen sistem eskimesi sorunlarına karşı da bir önlem alınmış olacaktır. Ancak, bu tür ortam değişimleri, kavram olarak aşağıda ele alınacak format dönüşümlerinden farklıdır. Bu nedenle, "göç" yerine "yenileme" (refreshing) olarak adlandırılmaktadır.

Göç dendiğinde ise, elektronik evrakların arşivleme sırasında korunması gereken, içerik, yapı, bağlam, sunum, davranış ve fonksiyonellik bileşenlerinde herhangi bir bozulma ya da kayba uğramadan farklı bir formata dönüştürülerek koruma altında tutulması kastedilmektedir.

Bu noktada, hemen hepimizin günlük iş akışı sırasında doğal olarak uyguladığımız bir göç stratejisi vardır. Pek çoğumuz bunun belki de farkında dahi değilizdir. Bu strateji, kullanmakta olduğumuz uygulama programının yeni bir sürümüne terfi ettiğimizde, eski dokümanlarımızı aynı uygulamanın yeni sürümü ile açmak; üzerinde herhangi bir değişiklik yaptığımızda ise yeni sürümün data formatı ile kaydetmektir. Bunu mümkün kılan şey, uygulama geliştiricilerin pazarın baskısı nedeniyle, yarattıkları her sürümü bir öncekiyle uyumlu kılmalarıdır. Böylece müşterilerin eski datalarını yeniden kullanabilmelerini mümkün kılacak önlemleri baştan almaktadırlar.

Ancak, burada iki potansiyel sorun zaman zaman kendisini göstermektedir. Bunların ilki, bu tür dönüşümlerin sonunda ortaya çıkan dokümanların her zaman bir öncekiyle bire bir aynı olmamasıdır. Bu durumda, elektronik evrakların arşivlenmesindeki altı temel bileşenden bir ya da bir kaçında küçük de olsa bir kısım değişimler ortaya çıkabilmektedir. İkinci potansiyel sorun dokümanı yaratan uygulama programı piyasadan kalktığında yaşanmaktadır. Bu durumda ise, yukarıda listelenen sistem eskimesi sorunlarını bu yöntemle aşmak mümkün olamamaktadır.

Pek çoğumuzun zaman zaman başvurduğu bir başka göç stratejisi daha vardır: Eski bir yazılımın formatında kaydedilmiş bir dokümanı şu an kullandığımız bir başka yazılımın formatına dönüştürmek. Bunu mümkün kılan şey, günümüzde kullanılan uygulama programlarının başka formatlarda kaydedilmiş belgeleri açıp kullanabilmesine (ya da bu formatlarda veri kaydetmesine) imkan tanıyan filtrelerdir. Ancak burada da ortaya çıkan dokümanlar her zaman bir öncekiyle aynı sunum ya da davranışı sergileyememektedir.

Göç kavramının en yaygın kabul gören şekli, elektronik evrakların yaygın bir standart formata dönüştürülmesidir. [10] Bunların en yaygın olanları, görüntü dosyaları için TIFF, yazılı dokümanlar için PDF'tir. Ses ve hareketli görüntü dosyaları için henüz yaygın olarak kabul gören standart bir format üzerinde fikir birliği oluşmamıştır (daha çok analog kayıtların saklanması tercih edilmektedir). PDF normalde markaya özel bir formattır. Ancak, Adobe firması PDF ile ilgili spesifikasyonları açıklamıştır. Dolayısıyla, Adobe ileride PDF kullanımını sınırlayacak olsa dahi PDF formatında kaydedilmiş dokümanları başka formatlara dönüştürmek her zaman mümkün olabilecektir. Bu gelişmelere paralel olarak PDF formatında dosya kaydedebilen yazılım sayısında da hızlı artışlar meydana gelmiştir. Hatta MacOS'un X versiyonlarından itibaren PDF, işletim sisteminin içine entegre edilmiştir. Bu nedenle, bu alanda başı çeken Avustralya ve Hollanda milli arşivlerinde, göç için temel dönüşüm formatı olarak PDF seçilmiştir. Halen hazırlanma aşamasında olan ISO 19005 [11] standardı ile, PDF'in uluslararası bir doküman saklama standardına dönüşmesi beklenmektedir.

Ancak bu kez de Türkçe belgelere has bir kısım özel sorunlar karşımıza çıkmaktadır. Adobe Acrobat, 4.0 sürümünden itibaren Türkçe desteği vermektedir. Ancak, Türkçe karakter kodlama tablolarındaki değişimler ve standart yokluğundan kaynaklanan uyum ve dönüşüm sorunları, bu ürünü de etkilemiştir. Türkçe karakterlerle ilgili sorunların tamamen çözülebilmesi ise Acrobat'ın ancak 6.0 sürümüyle birlikte mümkün olabilmiştir.

Şu an bulunduğumuz noktada, bundan sonra yaratacağımız belgelerin standart bir formatta kaydedilip saklanması ve gelecekte sorunsuz bir şekilde kullanılabilmesi (en azından teorik olarak) mümkün görünmektedir. Ancak geçmişte yaratılan bilgi ve belgelerin sağlıklı bir şekilde standart formatlara dönüştürülebilmesi için ciddi bir kısım araştırmalar yürütülmek zorundadır. Çünkü Türkçe karakter kodlama tablolarının geçmişi karmaşıktır.

Yaygın bir rivayete göre Uluslararası Standartlar Örgütü (ISO) Latin-1 standardını belirlerken, Türk Standartlar Enstitüsü'nün görevlileri toplantıya katılmamışlardır. Bu nedenle Türkçe, ancak Latin-5 kodlama tablosunda yer bulabilmiştir. Aradan geçen süre zarfında her platform kendi Türkçe kodlama standardını geliştirmiş, hatta zaman içinde bunları da değiştirmiştir. Bu nedenle platformlar arası belge ve bilgi alışverişlerinde Türkçe karakterlerle ilgili pek çok sorun yaşanmıştır. Bu sorunların küçük bir kısmı halen de devam etmektedir. Dahası, platformların kendi içlerindeki standart değişiklikleri nedeniyle, işletim sisteminin eski bir takım sürümlerinde yaratılan belgeleri, yeni sürümde açtığımızda Türkçe karakterler bozulabilmektedir. Bu nedenle, her platform için Türkçe karakter kodlama tablolarının geçirdiği evrelerin, bunların birbirine dönüşümünde karşılaşılan sorunların ve bu sorunların platformlararası belge ve bilgi alışverişine yansımalarının araştırılmasına ihtiyaç vardır. Bunlar sağlıklı bir şekilde ortaya konabildiğinde, ikinci bir büyük araştırma yapılması gerekecektir. Bu araştırmada ise, her bir uygulama yazılımı ve sürümü (en azından yaygın olarak kullanılanları) ile yaratılan belgelerin, herhangi bir kayba uğramadan standart saklama formatına aktarılabilmesi için izlenmesi gereken dönüşüm yol haritalarının çıkarılması gerekmektedir.

Sistem eskimesi sorununa çözüm olarak önerilen yöntemlerden bir diğeri, dokümanların XML ile zarflanmasıdır. Oldukça yeni bir fikir olmasına karşın şimdiden pek çok taraftarı vardır. Özellikle elektronik doküman üzerindeki metinsel bilginin korunmasının önem kazandığı durumlarda XML kullanımının savunucuları artmaktadır. [12] Örneğin elektronik postaların veya veri tabanlarının arşivlenmesi sözkonusu olduğunda, XML kullanımı neredeyse tek çözüm yöntemi olarak ön plana çıkmaktadır. Bu alanlardaki uygulamaların ayrıntıları, bu yazının son bölümünde ayrıca ele alınacaktır.

Ancak bir çözüm yöntemi olarak XML de sorunsuz değildir. Herşeyin başında XML, karakter kodlama şekli olarak Unicode kullanır. Dolayısıyla Unicode öncesi sistemlerde uygulanması problemli olacaktır. Bu tür platformlarda yaratılmış dokümanların arşivlenmesinde bunların öncelikle daha uygun bir zemine göç ettirilmesi, ve ancak ondan sonra XML ile zarflanması gibi ara çözümlere başvurmak gerekebilecektir.

En yaygın kabul gören çözüm alternatifinin göç olduğuna yukarıda değinmiştik. Ancak göç kavramına şiddetle karşı çıkanlar da vardır. Bunlar bir koruma stratejisi olarak göçün pek çok dezavantajı olduğunu öne sürmektedirler. Bu dezavantajlar arasında sıraladıkları unsurlar ise, göçün son derece emek yoğun olması, bir o kadar zaman alıcı olması, bu nedenlerle maliyetinin yüksek olması, hatalara açık olması, kayıp veya bozulmuş bilgiye yol açabileceği için riskli olması, ölçeklenebilir olmaması ve her yeni data formatı için yeni çözümlere ihtiyaç duymasıdır. [13]

Bu görüşe sahip olan insanların sistem eskimesi sorununa çözüm olarak önerdikleri yöntem, emülator kullanımıdır. Böylece hem elektronik dokümanların orijinal görüntü ve duygusuna ulaşmak hem de interaktif nesneleri ve programları çalıştırmak mümkün olabilecektir. Bu tür nesneleri ve programları orijinal halleriyle korumanın başkaca bir yolu yoktur. [14]

Emülasyonun bir kaç farklı katmanda uygulanması mümkündür: Donanım emülasyonu, PC BIOS emülasyonu, işletim sistemi API (uygulama programlama arayüzü) emülasyonu, uygulamaların emülasyonu. Günümüzde bu tür emülatörlerin son derece başarılı örnekleri mevcuttur.

Donanım ve PC BIOS emülatörlerinin en başarılı örneklerinden ikisi Macintosh üzerinde çalışan SoftWindows ve Virtual PC adlı uygulamalardır. WinTel platformu için yazılmış son derece başarılı Amiga emülatörlerinin varlığı da bilinmektedir. Bu tür emülatörler kullanıldığında, hem işletim sistemini, hem ilgili uygulamayı hem de verileri koruyup yeni ortamlara göç ettirmek gerekecektir. Tabii her biri ile ilgili dokümantasyonun saklanmasını da unutmamak gerekir.

İşletim sistemi API emülatörlerinin en başarılı örneklerinden birisi ise Linux üzerinde Windows emülasyonu yapan WINE uygulamasıdır. Bu tür emülatörlerde ise uygulama ve verileri koruyup yeni ortamlara göç ettirmek yeterli olacaktır. Tabii yine ilgili dokümantasyonun saklanmasını da unutmadan.

Uygulama emülatörü kapsamında değerlendirilebilecek örnekler arasında ise, belirli data formatlarında kaydedilmiş dokümanların içeriğini yaratıcı uygulama olmadan görüntüleyebilmeye imkan veren görüntüleyici (viewer) uygulamalar sayılabilir. Bu tür programların en yaygınları arasında, PDF ve MS Word dokümanlarını görüntülemeyi sağlayan programlar ilk akla gelenlerdir. Bu tür bir emülatör kullanıldığında ise yalnız verileri koruyup yeni ortamlara göç ettirmek yeterli olacaktır. Data formatına ilişkin dokümantasyonun saklanması da unutulmamalıdır.

Ancak şu da bir gerçek ki emülatörlerin kendileri de bir süre sonra yukarıda anlatılan sistem eskimesi sorunu ile karşı karşıya kalacaklardır. Dolayısıyla emülatörün kendisini de koruma altına almak gerekecektir. Bunu yaparken ise emülatörün hem yazılım halini, hem kaynak kodunu hem de ilgili itüm dokümantasyonunu koruyup hepsini beraber yeni ortamlara göç ettirmek gerekecektir. Dikkat ederseniz burada, ilgili dokümantasyonun da göç ettirilmesinden söz ettik. Bu ayrıntı çok önemli, çünkü artık hemen hiç bir yazılım üreticisi ürün dokümantasyonunu kağıt üzerinde sunmuyor. Son senelerdeki eğilim tüm dokümantasyonu ya (yardım dosyası veya başka biçimler altında) uygulamanın içine gömmek ya da PDF veya HTML formatında vermek.

Sistem eskimesi sorununa bir çözüm olarak emülasyon, sunduğu bariz avantajlara karşın bir kısım dezavantajları da beraberinde getirmektedir. Bunların başında, bir emülatör yazmanın astronomik maliyeti gelir. İkinci büyük sorun fikri mülkiyet hakları (telif hakları) alanında yarattığı sorunlardır. Emülatörlerin yarattığı üçüncü büyük sorun ise (özellikle PC BIOS emülatörlerinde) çevre birimleri ile olan uyum problemleridir. Bütün bunların üzerine, emülasyonun devamlılığı için açık standartlar ve spesifikasyonlara olan bağımlılığını eklemek gerekecektir.

Görüldüğü üzere, sistem eskimesi sorununa çözüm olarak önerilen her yöntemin bir kısım avantajları ve dezavantajları vardır. Bu nedenle bunların birini ya da diğerini seçmek oldukça zor görünmektedir. "İdeal çözüm nedir?" sorusunun cevabı ise, pek çok başka durumda olduğu gibi belirsizdir: "Ne işe kullanacağınıza bağlı!"

İnteraktif dokümanlar ve programların arşivlenmesi için tek çözüm emülatör kullanımıdır. Ancak bunun maliyeti aşırı derecede yüksektir. Dolayısıyla öncelikle sorulması gereken soru şudur: "Bu dokümana ya da programa bundan 50 ya da 100 sene sonra ihtiyaç olacak mı?"

Elektronik postaların ya da veritabanlarının arşivlenmesi için en ideal çözüm XML olarak görünmektedir. XML, temelinde metin tabanlı olduğu için uzun süreli saklanması görece daha kolay bir alternatiftir. Ancak, burada sözü edilen veri miktarları devasa boyutlardadır. Buna, XML'in kendi kodlarının uzunluğunu da eklemek gerekecektir. Yukarıdaki başlıklar altında ele alınan unsurlardan kolayca anlaşılacağı üzere, elektronik arşivlemenin maliyet kalemleri içinde en küçük kalem taşıyıcı ortamın maliyetidir. Dolayısıyla, burada da öncelikle sorulması gereken soru yukarıdakine benzeyecektir: "Bu elektronik postaların ya da veri tabanlarının hangilerini 50 ya da 100 sene sonra kullanmaya ihtiyaç olacak?"

Tek tek dokümanların arşivlenmesinde standart bir formata yapılacak göç, en makul çözüm görünmektedir. Ancak bugün bürolarda yaratılan bilgi ve belgelerin inanılmaz boyutları göz önüne alındığında, aynı maliyet hesabını burada da yapmak gerekecektir: Bunların hepsine 50 ya da 100 sene sonra ihtiyaç olacak mı?"

Hangi tür belge için hangi çözüm yöntemi kullanılırsa kullanılsın, sürekli olarak aynı sorunun sorulması tesadüf değildir. Çünkü arşivleme, bulabildiğiniz her şeyi topyekün saklamak değildir. Tersine, yalnızca uzun vadede çok önemli olacak bilgi ya da belgeleri daha kısa süreli olanlarından ayırıp koruma altına almak, diğer herşeyi kullanım ömrü bittikten (ve varsa üzerinde yasayla belirlenmiş zorunlu saklama süresi tamamlandıktan sonra) sistematik olarak imha etmektir. Üniversitelerin arşivcilik (şimdiki adıyla belge-bilgi yönetimi) bölümlerinde dört sene boyunca verilen eğitimlerde bu sistematiğin nasıl kurulacağı öğretilmeye çalışılmaktadır.

Geleneksel ortamlardaki evraklar ile elektronik ortamdakiler arasındaki ikinci büyük farklılık, kendisini yasal delil olabilme vasfı ve orijinalliğin korunabilmesinde karşılaşılan sorunlarla ortaya çıkarmaktadır. Burada orijinallik ile kasdettiğimiz kavram evrakların, bütünlüğü (integrity), eksiksizliği, doğruluğu, geçerliliği, aslına sadık olması, belirli bir amaca uygun olması, kullanılabilirliği, içeriğinin anlaşılabilir olması vasıflarının ve evrağı yaratanın onaylanması anlamına gelmektedir. [15]

Geleneksel ortamlardaki evrakların yasal delil olarak kabulündeki temel kıstasların başında orijinal olup olmadığı gelir. Bir belgenin orijinalliğini ispatlamak için kullanılan en önemli ölçüt, evrağın geçerliliğini veya içeriğini onaylayan mercinin kimliğine ilişkin unsurlardır. Bunlar da çoğu kez imza, damga, tuğra veya mühür şeklinde kendini gösterirler.

Bir belgenin orijinalliği ile ilgili herhangi bir şüphe duyulduğunda, orjinallik tespiti için en sık başvurulan yöntem, güvenilir bir üçüncü parti saklayıcı elinde mevcut bir başka nüsha ile kıyaslamaktır. Noterler bu tür güvenilir üçüncü parti saklayıcıların başında gelir.

Eski tarihli resmi evraklar için bu işlevi Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü yerine getirir. Özel sektörde de benzer amaçlarla arşive başvurulmasını beklemek yanlış olmayacaktır. Arşiv kurumu, evrağın orijinalliğinin tespitine esas kıstasları oluşturabilmek için, provenans ilkesi adı verilen bir yöntem izler. Bu yöntem, iki aşamadan oluşur. Birinci aşamada, evrağın kaynağı, yaratıcısı ve yaratılma bağlamı (context) tespit edilerek kayda geçirilir. İkinci aşamada ise evrağın herhangi bir bozulmaya uğramadan kesintisiz bir emanet zinciri (chain of custody) altında tutulması garanti altına alınır.

Orijinalliğinden şüphe edilen belgenin, üçüncü parti saklayıcılar elinde mevcut bir nüshası yoksa benzerleriyle kıyaslanır. Bu kıyaslamada, başka bir kısım faktörler yoluyla belgenin kendi içinde tutarlı olup olmadığı araştırılarak orijinal olup olmadığına karar verilir.

Bu faktörlerden bir tanesi kaligrafi, yani yazı stilidir. Örneğin ülkemizdeki resmi dairelerde bilgisayar kullanımı 1990'lı yılların sonuna doğru yaygınlaşmaya başlamıştır. Dolayısıyla 1980'li yıllara veya daha öncesine ait olduğu iddia edilen resmi bir evrak, bilgisayar çıktısı halinde hazırlanmışsa orijinalliğine dair ciddi şüpheler uyandıracaktır. Aynı şekilde, ülkemizde Latin harflerinin kabul edildiği 1928'den önceki bir tarihe ait olmasına karşın Latin harfleriyle yazılmış bir belge; Osmanlı veya erken Cumhuriyet yıllarına ait olmasına karşın daktilo ile yazılmış bir belge; veya tersine geç Cumhuriyet dönemine ait olmasına karşın elle yazılmış bir belgenin orijinalliği de ciddi olarak sorgulanacaktır. Bildiğimiz kadarıyla, Osmanlı döneminde bütün resmi belgelerin elle yazılmış olmasının yanısıra, farklı devlet dairelerinde kullanılan farklı yazı stilleri mevcuttur. Hatta bazen belge türüne özel yazı stilleri kullanıldığı da görülür. Dolayısıyla belgenin içeriği ile taşıması gereken kaligrafik özellikler birbirini tutmuyorsa hemen her zaman sahte olduğuna hükmedilebilir.

Çok kabaca, yazıda kullanılan üslup, dil ve sunum özelliklerinin bütünü olarak nitelendirebileceğimiz diplomatik, bir belgenin orijinalliğinin tespitinde kullanılan başlıca özellikler arasında yer alır. Örneğin, 1980 yılında çıkarılan bir yönerge ile, resmi evrakların tümünün ya "arz ederim" ya "rica ederim" ifadesi ile bitirilmesi öngörülmüştür. Bu yönergeye göre diğer tüm bitiş ifadeleri kullanımdan kaldırılmıştır. Keza, Osmanlı döneminde yayımlanan fermanların tümünün başlangıcında (dönemin özelliklerine göre değişen) bir dua ifadesi ve belirli bir bitiş şekli vardır. Her dönemde yaratılan belgelerin buna benzer standart bir takım diplomatik özellikleri vardır. Bu özelliklere bariz şekilde aykırı düşen belgelerin orijinalliği şüphe uyandıracaktır.

Geleneksel ortamdaki belgelerin orijinalliğinin tespitinde kullanılan bir başka kıstas taşıyıcı ortamın fiziksel yapısıdır. Yazılı dokümanlar için bu amaçla kağıt ve mürekkebin kimyasal ve fiziksel yapısına bakılır. Örneğin Osmanlı döneminde kullanılan kağıdın yüzeyinde, aharlama adı verilen bir teknikle yapılmış ve bileşiminde yumurta akı içeren bir tabaka vardır. Kullanılan mürekkep ise kandil isinden imal edilir. Camilerdeki kubbelerin etrafında, bu amaçla özel olarak imal edilmiş bulunan is odaları vardır. Camilerde yakılan kandillerin isi bu odaların duvarlarında toplanır. Bu isler ise daha sonra en kaliteli mürekkeplerin yapımında kullanılır.

Aynı şekilde sinema filmi de üretildiği dönemlere göre farklı kimyasal özellikler taşır. Erken dönem filmler nitrat içeren bir taban üzerine kaydedilmiştir. Bu tür filmler zamanla gevreyerek son derece yanıcı ve parlayıcı kimyasal özellikler kazanırlar. Bunlar, tek bir gösterim sırasında dahi alev alabilirler. Bu nedenle günümüzde bu tür filmleri depolayacak olanların dinamit depolarcasına yüksek güvenlik önlemleri almaları istenir. Sonraki dönem filmler ise asetat veya benzeri, yanma ve parlamaya karşı daha dayanıklı malzemelerden yapılmış tabanlar üzerine kaydedilmişlerdir. Ancak, bunlarda da banyo edilme sürecinde kullanılan asetik asit nedeniyle zaman içinde ortaya çıkan ve sirke sendromu adı verilen bir kısım kimyasal bozulmalar görülür.

Kağıt üretiminin elle yapıldığı dönemlerde, pek çok üretici kendi markasını oluşturmak için kağıdın yapısına kendi özgün su damgasını eklemiştir. Bu su damgalarını görebilmek için kağıdı bir ışık kaynağına tutarak bakmak gerekir. Bugün bu tür su damgalarının hemen hepsi saptanmış ve özel kataloglar halinde derlenmiştir. Bu sayede, kağıdın yapısındaki filigranın şekli ile katalogdaki şekilleri eşleştirerek hangi üretici tarafından imal edildiğini ve dolayısıyla kabaca hangi tarihlere ait olduğunu tespit etmek mümkündür. Örneğin 1750-1785 yılları arasında faaliyet göstermiş bir üreticinin imal ettiği bir kağıt üzerinde tarih olarak 1624 yılı yer alıyorsa, bu belgenin sahte olduğuna hükmetmek zor olmayacaktır.

Filigranlarla aynı mantık üzerine kurulu fakat farklı bir amaca hizmet eden özel bir uygulama daha vardır. Yine su damgası olarak adlandırılan bu uygulamaya bazı ses kayıtlarında rastlanmaktadır. Bu tür bir uygulamada, ses kaydının içine bilgisayarlar yardımıyla bir kısım özel işaretler eklenmektedir. İnsan kulağının duymadığı bu işaretler sayesinde herhangi bir kaydın orijinal (onaylı) kayıt olup olmadığını anlamak mümkün olmaktadır.

Evrağın bir kişiden, sistemden veya uygulamadan diğerine gönderilmesi; çevrimdışı depolanması; evrağı işlemek, iletmek veya saklamak için kullanılan donanım veya yazılımın güncellenmesi veya değiştirilmesi gibi sebeplerle, bir yerden başka bir yere nakledilmesi halinde, elektronik evrakların orijinalliği tehdit altına girer. [16] Bu yüzden, geleneksel arşivlemede yukarıda ele alındığı üzere fiziki nesnenin kontrol altına alınmasına karşılık, elektronik arşivlemede fonksiyonlar, süreçler ve kullanımların kontrol edilmesine ihtiyaç duyulur.

Sayısal imzalar, elektronik bir nesnenin, Internet gibi açık networkler üzerinde güvenli bir şekilde bir yerden başka bir yere iletilebilmesine duyulan ihtiyaç nedeniyle üretilmiş bir doğrulama teknojisidir. Hem göndericinin kimliğini hem de nesnenin iletim sırasında tahrif edilmediğini doğrulama işlevi gören sayısal imzalar, elektronik evrakların belirli bir andaki orijinalliğini tespit etmeye yarayan temel araçlar arasındadır. [17]

Sayısal imzalamada, gönderilen bilginin yolda herhangi bir şekilde değiştirilmediğini garanti altına almak için, önce gönderilecek olan bilgi şifrelenir. Karşı tarafa gönderilirken hem şifrelenmiş hem şifrelenmemiş nüshası beraber gönderilir. Alıcı taraf gönderilen bilgiyi aynı yöntemle şifreler. Kendi ettiği şifrelenmiş bilgi ile gönderilen şifrelenmiş bilgiyi karşılaştırır. Aralarında herhangi bir farklılık yoksa, gönderilen bilginin yolda herhangi bir değişime uğramadan ulaştığına emin olur.

Burada kullanılan şifreleme tekniğine asimetrik şifreleme adı verilmektedir. Buradaki şifrenin iki farklı anahtarı vardır ve iki farklı amaçla kullanılır. Bu anahtarların biri genel (açık), diğeri ise özeldir. Şifre sahibi genel anahtarı tanıdığı herkese dağıtır, hatta bazen (varsa) kendi web sitesinde yayınlar. Özel anahtarı ise kendi gönderdiği mesajları sayısal olarak imzalamak için kullanır. Bu kişi tarafından imzalanan mesajı alan kişi, daha önceden elde ettiği genel anahtarı kullanarak şifreyi çözer. Böylece, gelen mesajın gerçekten söz konusu şahıs tarafından gönderildiğine emin olur. [18]

Bu sistemi daha güvenli kılmak için, işin içine bir de sertifikalandırma yöntemi eklenmiştir. Şifre sahibi, bir sertifika otoritesine müracaat ederek kullandığı şifrenin kendisine ait olduğunu teyit etmesi için aracılık etmesini ister. (Bu durum uygulamada, çoğu zaman kullanılan şifrenin sertifika otoritesinden satın alınması şeklinde tezahür eder.) Sayısal imzayla şifrelenmiş mesajı alan kişi, sertifikayı veren kuruluşa müracaat ederek aldığı bilgilerin doğruluğunu kontrol eder ve kendisine ulaşan bilgi ve şifrenin gerçekten söz konusu kişi ya da kuruluşa ait olduğuna emin olur.

Ancak içinde bulunduğumuz dönemde, gerek Türkiye'de gerek yurt dışında siyasi karar alma mekanizmasında bulunanlar, elektronik evrakların orijinalliğinin uzun süreli tespiti yerine anlık doğrulanmalarıyla ilgilidirler. [19] Ne yazık ki sayısal imzalar, uzun vadede bir elektronik evrağın kimliğini doğrulamak veya bütünlüğünün bozulmadığını ispatlamak için yeterli değildirler. Bundan yüz veya belki birkaç yüz yıl sonra herhangi bir belgedeki sayısal imzanın doğrulanmasına ihtiyaç duyulduğunda, çok zaman önce ortadan kalkmış sertifika otoritelerinin ve açık anahtar altyapısı operatörlerinin politikalarındaki tarihi değişimin; anahtar veriliş şekillerinin ve son kullanma tarihlerinin; hatta belki şifreleme algoritmalarının kendilerindeki açıkları algılayış şeklimizdeki evrimin ayrıntılı bir şekilde incelenmesi gerekecektir. [20] Bunu yapmanın ise pek de kolay olmayacağı açıktır.

Sayısal olarak imzalanmış dokümanları zaman veya teknoloji değişimleri boyunca göç ettirmek ise mümkün değildir. Bunun temel sebebi, imza atıldıktan sonra doğrulama mekanizmasının, sayısal dokümanlardaki tek bir bitin dahi değiştirilmesine imkan vermemesidir.

Bilindiği gibi sayısal imzalarda, üçüncü parti saklayıcı olarak noterlerin yerini sertifika otoriteleri almaktadır. Hatta yukarıda sözü edilen 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'na yöneltilen eleştirilerden birisi de sadece noterlerin yapacağı hizmetlerden bir bölümünün noterlerin sahip oldukları sorumluluk ve güvenilirlik altyapısına sahip olmayanlara verilmesidir. [21]

Elektronik evrakların uzun süreli saklanmasında ise güvenilir üçüncü parti saklayıcı olarak yine arşiv kurumu devreye girecektir. Arşiv kurumu, evrağın orijinalliğinin tespitine esas kıstasları oluşturabilmek için, yine provenans ilkesi adı verilen yöntemi izleyerek, önce evrağın kaynağı, yaratıcısı ve yaratılma bağlamını tespit ederek kayda geçirir, sonra da evrağın herhangi bir bozulmaya uğramadan kesintisiz bir emanet zinciri (chain of custody) altında tutulmasını garanti altına alır.

Bunlardan ikincisini sağlamak pek kolay olmayacaktır. Bunu yapabilmek için herşeyden önce çok iyi bir erişim kontrolü yapılması ve yapılan her işlem için ayrıntılı bir izleme kaydı (audit trail) tutulması gerekecektir. Erişim kontrolünün sağlanması için çok güçlü firewall'lar kurulması, dosya transferleri sırasında şifreleme yapılması ve diğer network güvenlik önlemlerinin alınması gerekecektir.

Saklayıcı, emaneti altındaki elektronik evrakların, sistem eskimesi tehlikesine önlem olarak, geçirdiği göç evrelerinin de ayrıntılı bir kaydını tutmak zorundadır. Evrağın ilk halinin bir nüshasının da ayrıca saklanmasında fayda vardır. Böylece hem ileride bir emülasyon geliştirildiği takdirde kullanılabilecek bir orijinal saklanmış, hem de göç sonrası meydana gelebilecek değişimleri izleyebilecek bir kıstas korunmuş olur.

Geleneksel evraklarda olduğu gibi, orijinalliğinden şüphe edilen elektronik evraklar da üçüncü parti saklayıcılar elinde mevcut bir nüshası yoksa benzerleriyle kıyaslanır. Bu kıyaslamada, yine aynı faktörler yoluyla belgenin kendi içinde tutarlı olup olmadığı araştırılarak, orijinal olup olmadığına karar verilir. Ancak bu kez sözkonusu faktörlerin tezahürü biraz farklı olabilecektir.

Geleneksel ortamlardaki kaligrafik özelliklerin yerini, elektronik ortamda gömülü fontların formatı alacaktır. Yaratıldığı döneme göre farklı özellikler taşıyabilen karakter kodlama tabloları da elektronik ortamdaki belgelerin orijinalliğinin tespitinde kullanılabilecek bir başka kaligrafik özellik olarak yorumlanabilir. Ancak, yukarıda sistem eskimesi başlığı altında da değinildiği üzere, Türkçeye has kodlama tablolarının tarihçesi hala yazılmayı beklemektedir.

Evrakların diplomatik özellikleri, hiç şüphesiz elektronik evraklarda da bir orijnallik tespit kıstası olarak kullanılabilecektir. Elektronik evraklara has diplomatik özelliklerin neler olabileceği konusunda yapılmış bir kısım çalışmalar mevcuttur. Ancak , bunlar henüz yeterli olgunluğa ulaşamamıştır. [22]

Elektronik evraklarda kullanılan bir su damgası kavramı da mevcuttur. Buradaki su damgası, yukarıda ses bantları için anlatılanlara benzer bir yöntem izler. Bu yöntemde, elektronik evrağın içine bir kısım özel sayısal işaretler eklenmektedir. Bu işaretler sayesinde herhangi bir kaydın orijinal (onaylı) kayıt olup olmadığını anlamak mümkün olmaktadır. Bir görüşe göre bizzat sayısal su damgalarının kendileri elektronik evrağı tahrif etmektedir, çünkü elektronik evrağın orijinalinde olmayan bir kısım eklemeler yapmaktadır. [23] Ancak ben bunları, orijinalden alınan herhangi bir nüshanın üzerine basılan "aslı gibidir" kaşelerinden farklı görmüyorum. Dahası, elektronik evrakların korunması sırasında, orijinalin bit yapısında bir kısım değişiklikler yapılması kabul edilebilir, hatta kimi zaman kaçınılmaz olarak algılanmaktadır. Bir koruma yöntemi olarak göç kavramının varlığı bunun tipik örneğidir.

Pek çoğumuz bir elektronik postayı şahsi bir iletişim biçimi olarak algılarız. Oysa günümüzde gerek e-ticaret gerekse e-devlet uygulamalarının yaygınlaşmasına paralel olarak pek çok işlem, elektronik posta ile yürütülür hale gelmiştir. Dolayısıyla e-postalar hukuki birer varlık haline dönüşmüşlerdir. Bu nedenle, e-postaları günlük hayatta rahatça yapmaya alıştığımız üzere, canımızın istediği anda silme özgürlüğüne artık sahip değiliz, en azından işle ilgili olanlarını. Bunu yapmaya kalktığımız takdirde, yasal olarak delil olma vasfı taşıyabilecek belgeleri imha ettiğimiz için sorumlu duruma düşeriz. [24]

Elektronik postaların arşivlenmesi ile ilgili bir başka yaygın yanlış ise, kağıt üzerine çıktı alınarak sorunun çözülebileceği yanılsamasıdır. Oysa, e-postaların başlık (header) kısmında yer alan bilgilerin bir kısmı, standart baskı alma işlemleri sırasında kağıda dökülmez. Örneğin, çoğu e-posta istemcisi, mesajın geldiği gün ve saat bilgisini kağıda dökme ihtiyacı duymaz. Bu nedenle, A.B.D.'de görülen bir kısım davalarda e-postalardan alınan çıktıların, orijinal belge yerine kullanılamayacağına karar verilmiştir. [25]

Bu tür yaklaşımların ardında üç temel argüman yatar. Bunların ilki, evrağın orijinalinin elektronik olduğu, bu nedenle de elektronik olarak saklanması gerektiği yolundaki temel argümandır. İkinci argüman pratik argümandır ve e-posta üzerinde mevcut sayısal imza gibi önemli bir kısım unsurların kağıda dökülememesi üzerine kuruludur. Üçüncü argüman ise mantıksal argümandır ve e-posta kağıda dökülerek saklanmaya çalışıldığı takdirde elektronik evraklara özgü bir kısım faydaların kaybedileceği fikrine dayanır. Bu durumda e-postayı saklamak için daha fazla yer harcanacaktır; evrağı incelemek ancak tek bir noktada mümkün olabilecektir; evrağın aynı anda birden fazla kişi tarafından kullanılması imkanı bulunmayacaktır ve süratli bir şekilde aranması, sıralanması ve indekslenmesi mümkün olmayacaktır. [26]

Ancak e-postaların elektronik olarak saklanması için kesin ve yaygın olarak kabul gören bir sistem henüz oluşmadığı için, Avustralya ve Hollanda gibi bir kısım ülkeler, içinde bulunduğumuz geçiş döneminde kağıt üzerine alınan çıktıların saklanmasını kabul edilebilir saymaktadırlar.

E-postaların elektronik olarak saklanması için önerilen yöntemler ise bir kaç türlüdür. Bunların ilki, tüm e-postaların birer nüshasını doğrudan sunucu üzerinde saklamaktır. Ancak, burada şahsi e-postaların ve işle ilgili olmayan (örneğin spam gibi) mesajların da saklanması sözkonusu olacaktır. Bu durum, hem hukuki bir kısım sorunlar yaratmakta hem de maliyetleri gereksiz yere yükseltmektedir.

Geriye kalan öneri ise elektronik postaların, posta sistemi dışında bir yapı kullanılarak arşivlenmesidir. Ancak, burada uygun bir format kullanılması, tüm başlık bilgilerinin korunması, varsa eklerin ayrıca saklanması ve e-posta ile olan bağlarının korunması ve geleneksel evrakların dosyalanmasında kullanılana benzer bir klasör yapısı kullanılması gibi bir kısım şartları atlamamak gerekecektir.

En yaygın kabul gören çözüm önerisi, sonuncu yöntemdir. Bu yöntemi destekleyenlerin tercih ettiği standart dosya formatı olarak ise XML öne çıkmaktadır. Bir kısım küçük scriptler kullanılarak e-postanın istemciden çıktığı veya istemciye ulaştığı anda XML'e dönüştürülerek arşivlenmesi için çalışmalar yapılmaktadır. [27]

Arşivleme açısından sorunlu bir başka elektronik evrak türü veri tabanlarıdır. Buradaki sorun öncelikle veri tabanlarının evrak tanımına girip girmediği tartışması ile başlar. Evrak kavramının en yaygın kabul gören tanımı, " hangi biçim altında veya ortam üzerinde kaydedilmiş olursa olsun, bir işle ilgili işlemler (business transactions) veya bir yasal yükümlüğün yerine getirilmesi ile ilgili olarak; bir kurum, örgütlenme veya kişi tarafından yaratılan veya teslim alınan belge "dir.[28] Kimi görüşlere göre veri tabanları bir bütün olarak evrak tanımı içine girerken, kimi görüşler bazı kısımlarını evrak tanımı içinde kabul etmekte, kimileri ise veri tabanlarının bütünüyle evrak tanımının dışında kaldığını savunmaktadır. [29]

Veritabanlarının arşivlenmesi ile ilgili en büyük sorun ise sürekli olarak güncellenmeleri sebebiyle her an değişmekte olmalarıdır. Arşivlenecek veri tabanı hangi andaki halidir? Bu sorunun net bir cevabı olmadığı için, bulunabilen tek çözüm belirli aralıklarla kesitler almak; yani veri tabanının belirli anlardaki tüm halini olduğu gibi saklamaktır. Bu kesitlerin hangi aralıklarla alınacağı ise veri tabanının ne sıklıkla güncellendiği ve dosya boyutunun ne kadar olduğu ile ilgilidir. Doğaldır ki çok büyük dosya boyutuna sahip veri tabanlarını çok sık aralıklarla olduğu gibi saklamak pek fizibl olmayacaktır.

Bu sorulara cevap verildiğinde ise veri tabanının hangi formatta saklanacağı sorusu gündeme gelmektedir. Buradaki alternatiflerden ilki, orijinal ve markaya özgü format altında saklamaktır. Ancak, bu durumda saklanan dosyanın sistem eskimesi vb. sorunlar nedeniyle ne kadar uzun süreli korunabileceği sorusu gündeme gelmektedir. Böyle bir durumda emülasyon dışında bir çözüm pek önerilememektedir.

İkinci çözüm alternatifi, veritabanındaki datanın ASCII formatında kaydedilmesi ve gerektiğinde bir başka veri tabanı uygulaması ile yeniden yapılandırılması şeklindeki göç stratejisidir. Ancak, bu yöntem izlendiği takdirde veri tabanındaki alanların formatları ve birbirleriyle ilişkileri hakkındaki dokümantasyonun da saklanması gerekecektir. Yine de sözkonusu veri tabanı ilişkisel bir veri tabanı ise data tablolarının birbirleriyle olan bağlantılarını aktarmak ciddi bir takım problemler yaratacaktır. [30]

Veri tabanlarının arşivlenmesi için önerilen üçüncü çözüm alternatifi ise XML kullanımıdır. Halen en yaygın kabul gören alternatif budur ve bu konuda epeyce bir literatür oluşmuştur. Bunun ardındaki temel faktör ise Hollanda'daki bir araştırma kuruluşunda bu konuda yürütülmekte olan çalışmalardır. [31]

Yukarıda arşiv kurumunun, evrağın orijinalliğinin tespitine esas kıstaslardan birisini oluşturabilmek için, evrağın kaynağı, yaratıcısı ve yaratılma bağlamını tespit ederek kayda geçirdiğinden bahsetmiştik. Geleneksel olarak arşivler bunu, evrak arşive devredildikten sonra yapagelmişlerdir. Oysa elektronik evraklar için bu tür bilgilerin, evrak yaratıldığı anda otomatik olarak saptanarak (capture) kayda geçirilmesi gerekecektir. Bu türden, data hakkındaki data'ya metadata adı verilmektedir. Günümüzde kullanılan bazı yazılımlar, bu tür metadatanın bir kısmını otomatik olarak toplayabilme yeteneğine sahiptir. Örneğin Microsoft Word uygulamasının Summary Info (Özet Bilgi) penceresi sayesinde evrağın içeriği, yaratıcısı, yaratılma ve değişiklik tarihi, indeks terimleri vb. bir kısım niteleyicileri derlemek mümkündür. Ancak, orijinallik tespiti için gereken metadata bunların çok ötesine geçecektir. Böylesi bir amaç için gereken metada içinde şunlar sayılmıştır: [32]

Bu türden, anlamın korunması, kontrol uygulanması ve erişim sağlanması fonksiyonlarının tümünü tek elden yürütebilen, ve bütün bu bilgileri evrağı yaratan uygulamaya entegre bir biçimde otomatik olarak saptayıp kayda geçirebilen, çok amaçlı bir niteleme aracı henüz mevcut değildir. Böylesi bir araç hazırlanabildiği gün, elektronik evraklarda orijinalliğin uzun vadeli tespiti çok daha kolaylaşacaktır. O zamana kadar bu bilgilerin derlenmesi için geleneksel yöntemler kullanmaya devam edilmesi gerekecektir. Ancak, bunların ilgili oldukları elektronik evraklarla bağlantılarının sağlanması ve bu bağlantıların korunması ihmal edilmemelidir. Aksi takdirde sözkonusu elektronik evrakların orijinallik tespitinde kullanılacak kıstaslardan mahrum kalınacaktır.

Bilgisayarların insan hayatında üstlendiği rollere paralel olarak, üretilen belge ve bilgilerin giderek artan orandaki bir kısmı varlıklarını yalnızca elektronik ortamda sürdürür hale gelmiştir. Bu malzemenin uzun süreli saklanması ise ciddi bir kısım sorunlara gebedir. Taşıyıcı ortam ve sürücülerinin, donanımın, işletim sisteminin, uygulama programlarının, veri formatlarının ve bunların herbiriyle ilgili dokümantasyonun, teknolojideki değişimlerle birlikte atıllaşarak kullanılmaz hale gelmesi sistem eskimesi (obsolescence) başlığı altında toplanan sorunları ortaya çıkarmıştır. Bu sorunlara karşı, teknoloji müzeleri kurulması, göç (migration), XML ile zarflama ve emülasyon gibi çözümü alternatifleri önerilmiştir. Ancak, bu alternatiflerin sahip oldukları farklı avantaj ve dezavantajlar nedeniyle tek bir tanesini kesin ve nihai bir çözüm olarak önermek mümkün olamamaktadır.

İkinci büyük sorun grubunu oluşturan elektronik evrakların orijinalliğinin tespitinde kullanılan yöntemler, kavramsal olarak geleneksel ortamlarda kullanılan yöntemlerle parallellikler göstermektedir. Burada, imza, damga, tuğra ve mühür gibi, evrağın geçerliliğini veya içeriğini onaylayan merciin kimlik bilgilerini doğrulama araçlarının yerini, sayısal imzalar almaktadır. Üçüncü parti saklayıcılar elinde mevcut nüshalarla kıyaslama yöntemi geçerliliğini büyük ölçüde korumaktadır. İç tutarlılığın kontolünde kullanılan kaligrafi, diplomatik, fiziksel yapı ve filigran (su damgası) gibi kavramların yerini ise elektronik ortamdaki eşdeğerleri almaktadır.

Temel farklılıklar, geleneksel ortamlarda taşıyıcı ortam ve fiziki nesnenin koruma ve kontrol alınmasına karşılık, elektronik ortamlarda içeriğin ve güvenilirliğin ön plana çıkmasında, fonksiyonlar, süreçler ve kullanımların kontrol ve koruma altına alınmasında kendini göstermektedir. Bu durum elektronik evrakların arşivlenmesinde proaktif bir yaklaşım gerektirmektedir. Tüm bunları yapabilmek için ise arşivcilerin, Benjamin Haspel'in 1998 yılındaki bir makalesinde öngördüğü gibi "arşiv mühendisi" sıfatını taşıyabilecek kadar bilgisayar bilgisiyle donanması gerekecektir. [33]

[24] Elektronik postalar ile ilgili olarak ülkemizdeki durum genel hukuk kuralları çerçevesinde yürütülmektedir. Avrupa Topluluğu uyum yasaları arttıkça, bu konuda özel olarak hazırlanmış mevzuat da buna paralel olarak artacaktır. E-postanın Avrupa Topluluğu mevzuatındaki durumu hakkında ayrıntılı bilgi, Filip BOUDREZ ve Sofie Van den EYNDE, Archiving E-mails: <http://www.antwerpen.be/david/eng/> içinde ayrıntılı olarak ele alınmıştır.

Bekir Kemal Ataman's Articles